ניהול פרויקטים בבנייה - חלק 1

הסיכום מבוסס על נסיון מצטבר בפרויקטים בהיקף של מאות יחידות באיזור המרכז. הוא לא משמש ספר לימוד לניהול פרויקטים אלא נועד להאיר מקומות חשובים למי שכבר מנהל פרויקטים בשלבי היזום והתכנון עבור עצמו או עבור אחרים. 

לתפישתנו ניתן למקסם את הפוטנציאל התכנוני והכלכלי של הפרויקט ולחסוך חודשים רבים, ולפחות מאות אלפי שקלים בתנאי שעושים את הפעולות הנכונות בזמן, ולא מדלגים על שלבים בהכנת הפרוגרמה, בבדיקות לפני ותוך כדי התכנון, בתכנון עצמו, ובהכנת המכרז וההתקשרות.

• איך מזרזים את השלמת התכנון וקבלת ההיתר ומונעים עיכובים?
• איך מוודאים שהתכנון אופטימלי ושהדירות ימכרו במקסימום?
• הולכים להתחיל לבנות. איך מוודאים מראש שהקבלן יעשה עבודה טובה במסגרת התקציב?
• פרויקט בנייה לוקח שנים מההתנעה ועד המסירה. איך אפשר גם להנות ממנו?

בעיות וטעויות נפוצות שמאיטות את הפרויקט, ושורפות כסף ואנרגיה

יזום, תכנון ורישוי

מימון לא מספיק לשלב התכנון: ראיתי פרויקטים שהתעכבו במשך שנים בגלל שלבעלי הקרקע לא היה כסף זמין לשלם לבעלי המקצוע או לאגרות לעיריה עד סגירת הליווי הבנקאי.

כידוע הבעיה מספר אחת בקבוצות רכישה היא ההון העצמי. במידה והיו עיכובים בתשלום למתכננים יהיה קשה מאוד עד בלתי אפשרי לקבל מהם שירות והתייחסות רצינית. הבעיה מול אנשי המקצוע תמשך גם לאחר שקיבלו התשלום עקב הרגלים שנוצרו בפרויקט.

פתרון: מימון בשלב המוקדם הוא חיוני כדי שניתן יהיה להכניס אנרגיה לפרויקט ולהריץ אותו. חייבים לשלם לאנשי המקצוע, בדיקות, העתקות. הסכום הנדרש עד למועד קבלת אגרות הבנייה הוא בסביבות 15,000- 20,000 ש"ח לכל יח"ד (לפרויקטים בגודל בינוני), ותלוי בגודל הפרויקט.

האפשריות הנפוצות למימון שאינו משכנתא הן להכניס שותף פעיל בהיקף שנדרש למימון כולל אפשרות לקבלן מבצע בעסקת קומבינציה, לקחת הלוואה עסקית, או להגיע לסיכום מראש עם המתכננים על פרמיה גבוהה בתמורה לדחיית התשלום.

כמו כן נניח והיו עיכובים בתשלום למתכננים והם נפתרו – חשוב מאוד לפתוח דף חדש איתם כדי לשנות את המומנטום ולהניע מחדש את העבודה לקראת השלמת התכנון.

שימוש בחלק קטן מצוות המתכננים: לפרויקט טיפוסי דרושים אדריכל, קונסטרוקטור, יועץ קרקע, אינסטלציה, חשמל, מיזוג, אקוסטיקה, בטיחות, פיתוח, תנועה, מעליות, איטום. רצוי גם יועצי אלומיניום, מיגון, בנייה ירוקה.

יש יזמים שמנסים לחסוך בעלויות בשלב הראשוני על חשבון שכר הטרחה למתכננים. הסיכון הוא שבשלב מאוחר יותר תאלצו לשנות את התכניות, מה שיקח הרבה יותר זמן וגורם לעבודה חוזרת ויצירת דינמיקה שלילית. יתרה מזאת, אם החוסרים בתכנון נגררים למכרז הם יעלו כסף נוסף בביצוע.  

פתרון: לחתום על הזמנת עבודה מול כל צוות התכנון כבר בתחילת העבודה. עם זאת, במידה ומנסים לחסוך בעלויות בתחילת העבודה ניתן לסכם עם חלק מהמתכננים על יעוץ ראשוני בלבד / פרוגרמה תכנונית עקרונית עד שיגיע השלב שידרשו לעבוד בפועל על התכנון להיתר.

לתת למתכננים לעבוד "על אוטומט": היזם חייב להיות מעורב בתהליך כדי למנוע טעויות תכנון כתוצאה מחוסר תיאום עם הנושא השיווקי או הקנייני, למשל במידה ונדרשים שינויים בתכנון לאחר שהוצגו תכניות לרוכשי הדירות. תמיד צצות טעויות תכנון, וכל טעות תכנון שנגררת לשלב מאוחר יקח הרבה יותר זמן לתקן.

כמו כן אם היזם לא מראה מחויבות ומעורבות בפרויקט הדבר משדר למתכננים שהעסק לא חשוב.

פתרון: כשהיזם ומנהל הפרויקט עובדים ביחד הפרויקט יטוס קדימה במהירות וללא טעויות נגררות. המינימום הוא שיחת טלפון שבועית לאדריכל ומנהל הפרויקט. בונוס – לברר אם יש מתכנן בצוות שמשמעותי ונדרש לקבל ממנו שירות ולהיות בקשר ישיר איתו.

טעויות במכרז ובהתקשרות עם קבלן

להפיץ מכרז קבלנים חצי מבושל: אתם יכולים לכתוב בתוך ההסכם שהמכרז "פאושלי" מאה פעם ועדיין הקבלן יוכל לטעון בעתיד שהמכרז הטעה אותו. 

כדי שהמכרז יוכל להפוך לחוזה אמיתי הוא צריך להיות מפורט לגמרי. אם אין כתב כמויות אז התכניות והמפרטים צריכים להיות מפורטים כדי לכסות הכל ולאפשר לקבלנים לתמחר את הפרויקט במדויק. אחרת אתם חושבים שאתם חוסכים זמן עבודה ובעצם ומייצרים בעיות גדולות ועיכובים בביצוע.
פתרון: ההזדמנות לתקן היא לאחר שיצא המכרז ובמהלך המו"מ עם קבלנים ולפני החתימה עם הקבלן. זה עלול עדיין לפגוע במו"מ עם הקבלן אבל עדיף ממצב שבו מנסים לדחות את הפתרון לשלב הביצוע. חשוב מאוד לעדכן את הקבלן עם מסמך עדכון מיוחד ולהחתים אותו על העדכונים בתכנון כדי למנוע טענות בהמשך. 

באופן בסיסי התקשרות בחוזה פאושלי מעלה את הסיכוי למחלות של מחיר נמוך מידי בהסכם הבסיסי והמשך מו"מ על חריגים לאורך כל חיי הפרויקט. אם כבר הולכים על סגירה בחוזה פאושלי צריך להשקיע זמן ותשומת לב במהלך המו"מ כדי להציף כמה שיותר בעיות לפני החתימה (מפורט בחלק 2).

להתעלם מהתקציב: בשלב זה אתם כבר יודעים כמה אתם יכולים להשקיע במפרט הפרויקט, מה הציפיות שלכם או של הרוכשים, ומהן העלויות המוערכות של חומרי הגמר. במיוחד במידה ואתם עובדים תחת אילוץ של הערכת שמאי של בנק מלווה אין לכם את הפריווילגיה לחרוג מהאומדן שלו. במובן הזה הבנק המלווה קובע את עלות הביצועשל הפרויקט. 

במידה ואתם רוצים לשדרג את המפרטים תנהלו מו"מ נפרד על מחירי השינויים ותסגרו אותם מראש לפרטים, בין אם על בסיס מחירון "דקל שינויי דיירים" וכד' עם הנחה, או על בסיס מחירון משלכם.

להתחיל לבנות לפני השלמת התכנון המפורט: נראה כאילו שהמתכננים עובדים לאט מדי או שאתה חושב שהקבלן יסתדר עם התכניות של ההיתר? אם אתה מתחיל לבנות עם תכניות לא מפורטות ומתואמות סופית תתכונן לסדרה ארוכה של בעיות: טעויות של הקבלן בבנייה עקב חוסר בתיאום התכניות, דרישות מתמשכות (ובחלקן מוצדקות) של הקבלן לתוספות חריגים, שינויים בתכניות, ובאופן אירוני גם עיכובים בלוח הזמנים.
פתרון: הדרך להמנע מכל זה הוא לקיים מהלך מרוכז ומאומץ עם המתכננים לתיאום התכנון בשלב שבין הפצת המכרז והחתימה מול הקבלן המבצע, תוך עדכון הקבלן על השינויים לפני החתימה. זה עשוי לדחות את תחילת העבודה בעוד מספר שבועות אבל ישתלם בהמשך.

לקריאת החלק השני של המאמר: ניהול פרויקטים בבנייה - חלק 2

• 8 טעויות תכנון נפוצות (ויקרות...) שעולות הרבה כסף ליזם והרבה זמן לאדריכל
• קיצור זמנים בתכנון ורישוי