ניהול פרויקטים בבנייה - חלק 2

הסיכום כאן מיועד ליזמים ומארגני קבוצות שמעוניינים לקחת על עצמם את ניהול הפרויקט וכן למנהלי פרויקטים שרוצים לקבל עוד כמה טיפים כדי לשפר את התוצאות. 
הסיכום מבוסס על נסיון מצטבר בפרויקטים בהיקף של מאות יחידות באיזור המרכז, הוא לא משמש ספר לימוד לניהול פרויקטים אלא נועד להאיר מקומות חשובים למי שכבר מנהל פרויקטים בשלבי היזום והתכנון עבור עצמו או עבור אחרים.

המלצות לבחירת אנשי מקצוע וקבלנים 

בחירת אדריכל 

מיתוס: הכי חשוב לבחור אדריכל עם קשרים בועדה.

לאו דווקא! תלוי מאוד בעיריה ועד כמה היא מסודרת ויעילה. אדריכל עם קשרים בוועדה יכול לעשות הבדל במקרים קיצוניים של צרות ברישוי, ובעיקר ברשויות לא מסודרות ולא זמינות מבחינת השירות. בעיריות יעילות כמו למשל תל-אביב, רמת גן, רמת השרון, או רעננה חשובים יותר היבטים אחרים של עבודת האדריכל- מקצועיות, זמינות, יכולת עיצוב.

עם זאת הפערים ברמת השירות והניהול של וועדות בין הערים בישראל הם עצומים. קיימות וועדות שכלום לא זז בהם אם לא נמצאים בהן פיזית באופן מתמשך, ואלו הן הוועדות שבדרך כלל גם צורת העבודה שלהן מסורבלת ולא עקבית. במקומות כאלה אין ברירה אלא לבחור אדריכל שכבר עובד על פרויקטים אחרים ו"התגלח" עליהם, אחרת קיימות שתי אפשרויות- היזם צריך להיות בעיריה במקומו או לחילופין הפרויקט יתקע השכם והערב על אלף סיבות שונות שתגלו תוך כדי התהליך.

רישוי זמין: משרד הפנים ניסה ליעל את תהליך הרישוי, והרפורמה שהוא מקדם אמורה לקצר את משך הוצאת היתרי בניה.

עם זאת מכוני הבקרה שאמורים לספק את כח האדם והתמריץ הכלכלי לזרז את התהליך כבר שנים נמצאים בבישול איטי ללא תוצאה נראית לעין, ובפועל הרישוי המקוון רק מייצר מכשולים ועיכובים נוספים לאופן העבודה שנותר מסורבל ועני בכח אדם איכותי.

מסיבות אלו ואחרות בכל פרויקט צריך לבצע מחקר מקדים של נושא הרישוי ולאפיין בצורה יסודית ככל שניתן את המכשולים הפוטנציאליים.

אל תורידו את האדריכל במחיר ואל תקחו אדריכל זול מידי. בשני המקרים כנראה תקבלו עבודה איטית ולא יסודית ושירות גרוע, אדריכל שרק יעשה את המינימום הנדרש להשלמת כל שלב בלי בקרה של התכנון, ובלי זמן להקדיש מעבר להכרחי והתוצאה תמיד בהתאם! החשיבות של האדריכל לפרויקט היא קריטית והרבה מעבר למשקל היחסי של שכר הטרחה שלו. אדריכל זול מידי יהיה עסוק בלכבות שריפות אצל לקוחות אחרים אפילו אם שילמתם לו היטב.

עדיף לקבל מהאדריכל והיועצים התחייבות לעדיפות בלוחות הזמנים מאשר לקבל הנחה בשכר הטרחה- מתכנן טוב יתוגמל היטב על ידיך וידרש לספק שירות בהתאם. הביטוי לכך הוא בעדיפות ובזמן שיקדיש לפרויקט שלך, וגם בתשומת לב לפרטי התכנון, מענה לבעיות ובקשות, ותקשורת שוטפת עם מנהל הפרויקט והמתכננים. כל הדברים הללו שווים הרבה מאוד כסף בקיצור הלו"ז, בהעלאת איכות העיצוב והתכנון וערך הפרויקט, ובמניעת טעויות תכנון שיעלו כסף בביצוע.

הכירו את הצוות שעובד אצל האדריכל מכיוון שהם עושים את רוב העבודה ומכירים את הצד הטכני של הפרויקטים יותר טוב ממנהל המשרד.

בחירת יועצים

להגדיר כבר בהצעת המחיר דרישה להשתתפות בפגישות התכנון. מה שמקדם את הפרויקט הן פגישות קבועות (בתדירות הגיונית ובהתאם לצורך) ומתכננים שלא תמחרו את הדרישה הזאת מראש יעכבו את הפרויקט בשלב מאוחר יותר.

מכיוון שנורמות השכר בתחום התכנון אינן גבוהות גם כאן עדיף להתמקד ברמתו המקצועית של המתכנן ובתודעת השירות שלו ולא בעלות. הכסף הגדול נמצא בביצוע, לא בשכר התכנון.

לכלול את כל השירותים הנדרשים בהסכם המתכנן. קיימים שטחים אפורים בתפרים בין תחומי התכנון שיש לוודא שמצוינים במפורש בתכולת העבודה שלהם. המקומות הנפוצים הם: אישורים בתוך היתר הבנייה כגון רשות התעופה, צה"ל, בנייה ירוקה. פיתוח/אדריכלות/קונסטרוקציה: תכנון שיפועים במרתפים, תכנון ניקוז תקרת המרתף. קונסטרוקציה: חישוב חיפוי אבן, חישובים דינמיים לקירות יורדים של הממ"דים. כל הנ"ל בתחום אחריותו של מנהל הפרויקט.

לייצר יחסי עבודה לשני הכיוונים: מתכנן טוב שנותן שירות איכותי הוא מצרך מבוקש. שווה להיות לקוח מועדף ולעבוד עם המתכנן על יותר מפרויקט אחד מאשר להיות לקוח מזדמן. תשקיעו מאמץ ביחסים בעבודה עם המתכנן, הפרויקט שלכם בידיים שלו.

בחירת קבלן ביצוע 

תבדוק את הסיווג שלו באתר של רשם הקבלנים: זה קריטי כשצריכים לקבל ליווי של בנק. אתה יכול למצוא את עצמך מנהל מו"מ עם קבלן בסיווג ג'2 בזמן שהבנק המלווה דורש ג'4. יתכן שהקבלן מתכוון לצרף שותף עם סיווג מתאים ויש להכיר את השותף השלישי מראש. בדוק אם הקבלן חבר בהתאחדות הקבלנים.

התייעץ עם אנשי מקצוע שעבדו מולו כולל בנק מלווה במידה ונדרש, אדריכלים, קליינטים. כולל בדיקה של ההיסטוריה המשפטית שלו. האם לקוחות תבעו אותו? האם הוא נוהג לתבוע אותם על בסיס קבוע? לכל ארגון יש DNA שניתן לקלוט אותו מעבודה משותפת אבל עדיף ללמוד עליו מאחרים.

תעשה סיור אחד לפחות באתר פעיל ובפרויקט שהושלם ונמסר: באתר בנייה שפעיל כרגע תוכל להתרשם מאיכות העבודה, נקיון האתר, כמות הפועלים ורמתם. אמנם גם בתוך החברות הקבלניות קיימים פערים ברמת ניהול האתרים בהתאם למנהלי הפרויקטים ומהנדסי הפרויקטים בחברה, אבל תוכל לקבל מושג ישירות וגם לברר בשיחה על צורת העבודה, והיכולת להעסיק כוח אדם איכותי וזמין (קריטי לאיכות הביצוע ולעמידה בלו"ז ומאוד שונה בין קבלן לקבלן), אופן ההתקשרות עם קבלני משנה/ צוותים אורגניים.

בפרויקט בנייה שהושלם ניתן להתרשם מאיכות עבודות הגמר כולל השטחים הציבוריים, והמרתפים. מומלץ להכנס לדירה שנמסרה ולשאול דייר על השירות של הקבלן במהלך עריכת שינויי דיירים ובמשך שנת הבדק.

האם המחיר שהוא הציע ריאלי? אם המחיר נמוך בצורה משמעותית משאר ההצעות ישנן מספר אפשרויות: הקבלן טעה בתמחור - במידה ולא יסוג מההצעה שלו בהמשך המו"מ, כשיגלה את הטעות, הוא יעשה כל מאמץ להשלים את הפער בין ההצעה לבין עלות הביצוע. רוב הסיכויים שהסכום הסופי שתשלם יהיה קרוב לעלות האמיתית של הפרויקט. במקרים אחרים הקבלן "ישבור את הכלים", יעצור את העבודה, יפרוש מהפרויקט גם במחיר חילוט הערבות וכו'. הקבלן גילה חורים גדולים בחומר המכרז ומתכנן להשלים את הפער בהמשך - כדי לסגור את החורים יש לקבל מהמשתתפים במכרז פירוט של ההצעות, ולברר בשיחות על נקודות התורפה של המכרז. קבלנים שמסיבה כלשהי לא מתקדמים איתם לעיתים יהיו מוכנים לייעץ ליזם לגבי המכרז שקיבלו לתמחר. הקבלן חייב להכניס עבודה גם במחיר הפסד - החלופה הגרועה ביותר. אתה לא רוצה להיות הלקוח האחרון שלו כשהוא פושט רגל, אפילו אם לוח התשלומים בנוי לטובתכם. 

תראה שהוא מכיר היטב את הפרויקט ואת ההסכם: האם הוא מכיר את תכולת הפרויקט? האם הוא היה באתר בטרם נתן הצעת מחיר? האם הוא מודע לבעיות הספציפיות לפרויקט הזה? תבקש לקבל פירוט של ההצעה לפי פרקים. זה יאפשר לעלות על טעויות בתמחור ולאתר מקומות בהם ניתן להפחית את העלות מצד אחד, ומצד שני לדעת שנעשתה עבודה יסודית בהכנת ההצעה. אתם תרצו לקבל הצעה מחיר אטרקטיבית ו"למכור את הפרויקט" לקבלן המועדף. מצד שני יש להמנע מהסתרת הקשיים המיוחדים לפרויקט. ההתקשרות עם הקבלן היא לטווח ארוך ויש חשיבות עליונה לאמון הבסיסי בין הקליינט לקבלן. חוסרים או "השחלות" במכרז סופן לצוץ ואף לתקוע את הפרויקט.

תייצר שיתוף פעולה איתו בנושא ההסכם לפני החתימה: ישנם חלקים בהסכם שהקבלן המבצע מכיר יתר טוב ממך או שגילה "חורים" בחומר, וזה הזמן לקבל את שיתוף הפעולה שלו, כשהכדור במגרש שלך. קבל מהקבלן שאתה בדרך לחתום איתו פירוט של הצעת המחיר שלו לפי סעיפים. קבל מהקבלן המועמד המלצות ליעול התכנון והסטנדרטים של הדירות ושל השטחים המשותפים. תבדוק איתו איך הוא יכול לקצר את הלו"ז המתוכנן.

בדיקת דירוג אשראי ע"י BDI: גם חברות קבלניות גדולות וותיקות עשויות להגיע לפשיטת רגל בגלל הסתבכות או מכל סיבה אחרת. לא תרצה שזה יקרה בזמן שהקבלן עובד עבורך, גם אם אתה מכוסה מבחינת בטחונות, ערבויות, עכבון, ביטוחים וכו'.

• 8 טעויות תכנון נפוצות (ויקרות...) שעולות הרבה כסף ליזם והרבה זמן לאדריכל
• קיצור זמנים בתכנון ורישוי