קיצור זמנים בתכנון ורישוי

קיצור זמני התכנון והוצאת היתר בניה

החלק בו מתרחשים רוב העיכובים בפרויקט ובו אפשר בקלות להאשים גורמים חיצוניים הוא הוצאת היתר בניה. בכל רשות מקומית קיימים האתגרים היחודיים לה, והדגשים שצריך לשים. בכל רשות קיים הסטנדרט לזמן הצפוי להוצאת היתר. רשויות "ידידותיות" יחסית המכוונות להקל על תהליך הרישוי הן לדוגמא רמת השרון ורעננה. ישנן וועדות מקומיות שנותנות שירות גרוע במיוחד או פשוט מאוד לא יעילות ונדרשת בהן נוכחות רצופה של האדריכל ומנהל הפרויקט, ולעיתים גם של היזם על מנת לוודא שהתהליך מתקדם.

שימוש בכל הכלים כאן יקצר את משך הרישוי, שמניסיוני אורך בממוצע כשנה וחצי לפחות משנה. כבר הופתעתי לראות כמה מהיר התהליך יכול להיות אם עושים את זה כמו שצריך ושמים גז ביחד עם האדריכל.

הרפורמה ברישוי שהייתה אמורה להכנס לתוקף בינואר 2016 נדחתה בינתיים ומן הסתם חבלי הלידה שלה ילוו בתהליך לימוד ושינוי הרגלים של המתכננים והרשויות. יבוא יום שבו העסק יעבוד מהר ויעיל אבל עד אז הנה הדגשים ליזם ומנהל הפרויקט לקיצור לוחות הזמנים.

העקרונות להשלמת תהליך הרישוי מהר ובאופן מוצלח

1.  מיפוי סיכונים ונקודות התורפה: הקלות מבוקשות, התנגדויות שכנים, בעיות קנייניות, בעיות סטטוטוריות, תקדימים. תחנות מיוחדות לפרויקט או לעיריה שעשויות לעכב. אילו אישורים תלויים זה בזה ואלו אישורים עובדים במקביל. כל סעיף שמוגדר כבעייתי דורש עבודה מרוכזת ומתואמת של היזם, מנהל הפרויקט, האדריכל ועורך הדין.זה דורש בירורים מוקדים עם מהנדסי הרישוי וקבלת מידע ממתכננים וקולגות בנוגע לבעיות אופייניות באותה רשות ודרישות יחודיות. מדובר על תהליך חשוב ומתמשך של העברת מידע ושימור הידע גם בתוך הארגון.

2.  יצירת עבודת צוות ומחויבות מצד המתכננים: נדרש להבהיר שעבודת המתכננים כוללת גם קבלת אישורים והם אחראים לא רק לתכנן את המערכות בבניין אלא גם לקבל האישורים הנדרשים. מנהל הפרויקט, האדריכל והיזם רק יתמכו כשנדרש. טכניקה יעילה נוספת היא עדכון שוטף במיילים או יצירת קבוצת וואצאפ למתכננים ומנהלי הפרויקט על מנת לייצר תחושת דחיפות ותחרות.

3.  פגישות תכנון קבועות:  ניתן לוותר על חלק מהמתכננים בחלק מהפגישות אבל הן חייבות להופיע ביומנים. כמובן שצריך לוודא שהן פרודוקטיביות ולא מהוות הטרדה שעשויה למחוק את התועלת שבהן. מומלץ מאוד לכלול אותן מראש כבר בפניה לקבלת הצעות המחיר מהמתכננים וכן בהסכם מול המתכנן.

4.  תמורה בזמן למתכננים:  הצד החיובי של היזם בחיזוק המחוייבות של צוות המתכננים הוא תשלום של חשבונות המתכננים במהירות. יזמים רבים נוטים לחשוב שהמתכננים צריכים להשאר "רעבים" ולהמתין לתשלום על מנת לייצר תלות של המתכנן בפרויקט. המציאות מוכיחה שמתכנן שמכבדים את העבודה שלו ע"י תשלום בזמן יהיה מחוייב לפרויקט ויעבוד בצמוד לאדריכל ומנהל הפרויקט וללא עיכובים, וללא גרירת רגליים. תפקידו של מנהל הפרויקט הוא לוודא שהעבודה עבורה נדרש התשלום אכן בוצעה במלואה.אגב, מתכננים "זולים" בדרך כלל מוצפים בעבודה ולא עומדים בהתחייבויות שלהם.

5.  בדיקות מוקדמות: ביצוע מוקדם ככל האפשר של בדיקות שאסור לדחות. הכוונה היא שהאדריכל והמתכננים יעבדו פעם אחת לפי אפיון נכון ולא ידרשו לתיקונים משמעותיים בגלל חוסר במידע ותכנון "באוויר". חובה לקבל את המידע הזה לפני שמכינים את ההגשה להיתר. האחריות על מנהל הפרויקט והיזם.

•  אפיון רשת מים - יועצי בטיחות ואינסטלציה חייבים לקבל ממעבדה (מכון התקנים/סיסטם/איזוטופ וכו') את אפיון רשת המים לצורך תכנון ראשוני של מאגרי המים, חדרי המשאבות, הגנרטור. עלות הבדיקה כ 700 ש"ח. יש לוודא שמבוצעת בשעות 6:30-8:00 או 18:00-20:00 כדי שתהיה תקפה מול כיבוי אש.
• דו"ח קרקע כולל קידוחי נסיון - הדו"ח והבדיקה נדרשים לצורך אפיון הביסוס ודיפון קירות המרתף. הדו"ח יכתיב לקונסטרוקטור את שיטת הביסוס ואת עובי הדיפון במידה וגובלים בבניינים קיימים/ כבישים וכולי.
• מדידה מפורטת של המצב הקיים: לוודא שכוללת עצים, קווי חשמל, תשתיות במגרש, גבהי שוחות ביוב וכיוון זרימה. לוודא שכל החלקות הגובלות מפורטות כולל מיקום וגבהים של גדרות, קירות וכל האלמנטים שיש להתחשב בהם בתכנון ובזמן הביצוע. יש לוודא שמסומנות הפקעות, קווי בנין סטטוטוריים. במידה ומדובר בתוספת בניה לבניין קיים חובה לקבל מדידה של הקומות והחזיתות ולא להסתמך על הגשה ישנה! במידה וקיימים מרתפים גובלים יש לאתר את התכניות שלהם ולהיות מתואמים. התקלות הגדולות ביותר בביצוע מגיעות משם.

6.  הקלות: בדיקה מוקדמת מול העיריה של ההקלות המבוקשות וקבלת התייחסות. זאת על מנת להמנע מדחיה של הבקשה להיתר שתחזיר את כל העסק חודשים רבים אחורה.

7.  שכנים: תיאום ועדכון של השכנים כשהבקשה כוללת הקלות: העיכובים הארוכים ביותר יכולים להגיע מהתנגדויות של בעלי נכסים שכנים או בעלי נכסים בתוך המגרש. מומלץ להגיע איתם מראש להבנות במידה ויש להם חששות או התנגדויות. במידה ושכן מגלה התנגדות לא עניינית או סחטנית צריך להיות בקשר מול פקידי העיריה הן בהיבט המשפטי והן בשיחות ומכתבי הבהרה מטעם האדריכל/ היזם/ עו"ד כדי לעזור להם לנטרל התנגדות קנטרנית.

8.  אופציה - העסקת מקדם רישוי: בעיריות בהן השירות איטי ולא יעיל/ לא זמין ניתן לשקול עזרה של מקדם רישוי שנמצא בעיריה כל יום ויכול לוודא שבעלי התפקידים בעיריה מתואמים ומחזיקים את החומר הנדרש, מכירים את הפרויקט ומעוניינים להתייחס אליו לקדם את ההיתר. מקדם רישוי לא יקבל אישורים בניגוד לחוק או בניגוד לתב"ע, אבל יעזור למנוע עצירות שנובעות מחוסר סדר ואדישות בתוך העיריה. לא מדובר בהכרח במאכער ש"מכיר אנשים".

9.  מעורבות אישית של מנהל הפרויקט והיזם: המתכננים צריכים לשמור על היחסים המקצועיים בעיריה, ואין להם את הפריווליגיה "לשבור את הכלים" מול בעלי התפקידים בעיריה. ליזם ולמנהל הפרויקט יש את היכולת להיות פחות מקצועיים ויותר אישיים וישירים. טיעונים (אמיתיים) כמו "זה יהפוך את הפרויקט ללא כלכלי" "הדיירים בחיים לא יסכימו" "כבר חתמנו עם קבלן/ בנק/גורם חיצוני אחר" וטיעונים אחרים שאינם תכנוניים עשויים לקבל תשובה חיובית היכן שמאמצי השכנוע של המתכנן נכשלו.

נספח א' - בקרות תכנון במהלך התכנון והרישוי: כולנו מכירים פרויקטים שהתעכבו שנים ארוכות מסיבות בירוקרטיות, מימוניות, קנייניות או משפטיות. ליזם מרכיב הזמן הוא קריטי. אם מחשבים את התשואה של הפרויקט מזמן השלמתו בהנחה שכל דירה מכניסה שכר דירה חודשי בגובה ממוצע של 5000-6000 באזור המרכז. תכפילו במספר הדירות ותקבלו שכל חודש שנחסך לפרויקט לבניין של 20 דירות שווה 100,000 ש"ח. כנ"ל במקרה שמוכרים את הדירות או מחזירים הלוואות.בהרבה מקרים הדבר גורם ליזם לנסות להקדים את המאוחר ולעבוד בצורה פזיזה. מהסיבה הזאת הדבר החשוב ביותר הוא להיות יסודי ולבצע כל שלב של התכנון פעם אחת והיטב כדי לא להתקע בשלב מאוחר יותר.

לשם כך נדרשות בדיקות לפי הסדר:

א. זכויות בניה - התאמה לתב"ע, דרישות מיוחדות של הועדה מהיזם (התחייבויות, ערבויות, נספחי בינוי ועיצוב, פיתוח של השכונה וכו'). התאמה לדרישות שיווק, ולתכנית עסקית.

ב. נוסח הקלות - כולל עמדת העיריה בנוגע להקלות המבוקשות.

ג. תכנון אדריכלי כללי - תמהיל דירות, גודל שטחי שירות, סידור הדירות, גמישות עתידית בתכנון שינויי דיירים.

ד. פרוגרמה ראשונית של יועצים - חדר טרפו, אפיון רשת מים, כיבוי אש - יציאות חירום, רחבת כיבוי אש, מאגרי מים, חדר גנרטור ומשאבות מים וספרינקלרים, מספר חניות, מספר מזגנים לדירה.

ה. תכנון מרתף - עובי קירות מרתף בהתאם לדיפון, מיקום כניסה למרתף, שיפוע ואורך רמפה, רוחב מיסעות, סידור חניות, עובי תקרת מרתף, מיקום עמודים יורדים מהבניין למרתף, חדרים טכניים.

ו. רישוי - מיפוי דרישות הועדה לפי זמן עבודה נדרש, השפעה על התכנון, האחראי למילוי הדרישה, האם מילוי הדרישה בעייתי, האם נדרשת חוו"ד משפטית או יעוץ חיצוני אחר.

ז. תיאום תכנון עם יועצים - לפי סדר ההשפעה על התכנון האדריכלי: בטיחות, אינסטלציה+ קונסטרוקציה, חשמל, מ"א, פיתוח ותנועה, אקוסטיקה, בניה ירוקה (עבור כל התחומים), מעליות, אלומיניום.