כל מה שצריך לדעת על "תיק מתקן" ועוד...

תיק מתקן, הוא אוסף מסמכים טכניים המוגשים בעת העברת האחריות על מתקן או מערכת אלקטרומכנית (כמו מערכת מיזוג אוויר, מערכת חשמל, או כל מערכת טכנית אחרת). המסמכים בתיק כוללים מידע חיוני שמסייע לתחזוקה שוטפת, תיקונים עתידיים, והבנה של אופן הפעולה של המערכת.

תיק מתקן הוא כלי חיוני להעברת ידע טכני בין הקבלן המבצע לבין בעל המתקן או מי שיתחזק אותו בעתיד.

המטרה המרכזית של תיק מתקן היא להבטיח שהגורמים האחראים לתחזוקה ולתפעול העתידי של המתקן יהיו מצוידים בכל הידע והכלים הדרושים על מנת להפעיל את המערכת בצורה בטוחה ויעילה, לבצע תחזוקה מונעת, לטפל בתקלות, ולשמור על אורך חיי המתקן. בכך נמנעים מצבי חירום, תקלות חמורות, ותחזוקה לא נכונה שיכולה להוביל לנזקים משמעותיים.

תיק מתקן הוא גם חלק מהמסירה הרשמית של הפרויקט, והוא עוזר לוודא שכל הדרישות של הלקוח, התקנים והחוזים מול הקבלן מתמלאים בצורה מסודרת.

כמה נקודות חשובות

1. תפקיד מרכזי בתפעול ותחזוקה - תיק מתקן הוא לא רק כלי להעברת ידע טכני אלא גם כלי חיוני שמאפשר למפעילים ולתחזוקנים לעבוד בצורה נכונה ויעילה לאורך זמן. בעזרת התיק, ניתן להימנע מתקלות חמורות, לחסוך בעלויות של תחזוקה מיותרת, ולהבטיח שמערכת האלקטרומכניות פועלות במלוא הפוטנציאל שלהן.
2. איכות ובטיחות - מעבר לנוחות התפעול, תיק מתקן מהווה חלק בלתי נפרד מתהליך הבטחת האיכות והבטיחות של המתקן. באמצעות מידע מפורט על הבדיקות, התקנים והוראות השימוש, ניתן לשמור על רמות בטיחות גבוהות, הן בעבודה שוטפת והן במקרי חירום.
3. שקיפות וניהול ידע - המסמכים שנכללים בתיק מספקים שקיפות מלאה על תהליך ההתקנה, החומרים בהם נעשה שימוש, ההיסטוריה של המערכת, והתחזוקה המומלצת. שקיפות זו חיונית לניהול תקין של כל מערכת מורכבת, ומאפשרת למנהלים ולאחראי התחזוקה לקבל החלטות מושכלות לאורך זמן.
4. דרישות חוקיות ותקנים - בהרבה מקרים, תיק מתקן נדרש כחלק מעמידה בדרישות חוקיות ותקנים בינלאומיים. הכנת התיק בצורה מסודרת מבטיחה עמידה בדרישות אלה ומונעת עיכובים או קנסות אפשריים בעת מסירת המתקן.
5. השפעה כלכלית - השקעה בתיק מתקן מסייעת במניעת עלויות נוספות בהמשך הדרך. תיק מתקן שמתוכנן ומבוצע כהלכה יכול למנוע תיקונים יקרים, טעויות תפעול, ותקלות שעלולות לפגוע באורך חיי המתקן.
6. שירות לקוחות ומסירה חלקה - תהליך המסירה של תיק מתקן מצביע על רמה מקצועית גבוהה של הקבלן מול הלקוח. כאשר התיק מוגש בצורה מסודרת ומקיפה, הלקוח זוכה לכלים והמידע הנחוצים לו לתחזוקה שוטפת ולביצוע תיקונים עתידיים.

טיפים

• באחריות כל קבלן/קבלן משנה לערוך תיק מתקן למערכת נשוא אחריותו בפרויקט.
• בכדי לתאם ציפיות מובא להלן אפיון כללי המתאר כיצד על כל קבלן לערוך את תיק המערכת שלו.
• את התיק לדוגמא יש למסור למנהל הפרויקט לצורך בדיקה ואישור עד 30 יום טרם השלמת כל העבודות ל – טופס 4
• עם קבלת הערות המזמין, לתיק לדוגמא, יכין הקבלן שלושה העתקים וימסור אותם למנהל הפרויקט עד שבוע ממועד קבלת ההערות
• במקביל ידאג הקבלן להעביר תיק נוסף לאישור וחתימת מתכנן המערכת.
• לכל סט של תיקים יוסיף הקבלן DiskOnKey כאשר כל תכולת התיק צרובה עליו

מבנה התיק

1. תוכן העניינים
2. פרטי התקשרות לקבלן / נותן השירות
3. שם החברה, שם בעל החברה, מען למכתבים ומספרי הטלפון להתקשרות עימה
4. שמות בעלי תפקידים / אנשי קשר, כולל מספרי טלפון וכתובות מייל
5. תיאור מילולי כללי של המערכת
6. תוכנית בקרת איכות מטעם הקבלן בפרויקט המאשרת את ביצוע כל המשימות אשר יבטיחו תיאור ופירוט טכני של כל רכיבי המערכת (כולל ספרות טכנית מקורית בעברית)
7. שהמוצר הסופי יעמוד בדרישות המפרטים, התוכניות, חומרים, כח אדם וכו'
8. יש לצרף טפסים חתומים לבקרה מוקדמת ובקרה בתהליך
9. אישורי ציוד (חתומים ע"י היועץ ו/או מנהל הפרויקט)
10. אישורים (מעבדות תקינה, בודק חשמל פרטי, מתכנן ורשויות)
11. סט תכניות שטח "כפי שבוצע" משורטטות בתוכנת "אוטוקאד" ובקנה מידה שאינו קטן מקנה מידה של 1:50
12. התוכניות יכללו סכמות אנכיות, תכנית "שטח ציבורי" של כל מפלס קומתי
13. סט תוכניות "כפי שבוצע" של לוחות חשמל ופיקוד אותם סיפק והתקין במסגרת עבודתו
14. לוגיקת פעולה של המערכת
15. הנחיות תפעול ותחזוקה שוטפת (כולל התייחסות לתקנים רלוונטים)
16. הנחיות בטיחות למשתמש ולגורם המתחזק
17. כתב אחריות למערכת בהתאם למשך הזמן הרשום במפרט הטכני
18. הסכם שירות לדוגמא עליו יש לחתום מול חברת הניהול
19. רשימת מקצועות (לכל אחד יוקדש תיק נפרד)
20. אוורור וניהול עשן
21. מתקן מיזוג אוויר ציבורי (חדר כושר וכו')
22. מערכת אב"כ
23. אינסטלציה וכיבוי אש, לרבות רשימת מז"חים מיקום התקנתם ואישורי בדיקה
24. מערכת הגברת לחץ
25. אישור לחיטוי מי צריכה
26. מערכת מתזי מים אוטומטית
27. מערכת סולארית מרכזית לחימום מי צריכה
28. מתקן חשמל ציבורי
29. גנרטור
30. מערכות בטיחות במנ"מ
31. גילוי עשן, כיבוי בגז בלוחות חשמל, כריזה, טלפון כבאים/ אינטרקום לעמדות מחסה
32. מערכת ביטחון לרבות טמ"ס
33. מערכת אינטרקום
34. תקשורת / טלפוניה
35. בקרת חניון
36. וילונות אש בחניון
37. דחסנית אשפה / קרטונים
38. גינון והשקיה
39. מעליות

דגשים

1. תכניות "כפי שבוצע" משמען הגרסה הסופית והאחרונה הכוללת את כל השינויים שנעשו באתר במהלך הפעלת המערכות
2. באחריות כל קבלן לחתום על כל תכנית בחותמת הכוללת את שמו המלא ובתוספת חותמת "כפי שבוצע"
3. תיק מערכות בטיחות במנ"מ יכלול גם את מספר קו הטלפון של החייגן למערכות כמו גנרטור, מתזי מים, מעליות, בטיחות מנ"מ, ציוד מיטלטל בעמדות כיבוי וכו'
4. קיימים תקני אחזקה מחייבים
5. באחריות כל אחד מהקבלנים לתת דגש מתאים לכך בתיק המתקן
6. קבלן האינסטלציה יכלול בתיקו גם את כל הקשור בציוד המיטלטל שבעמדות כיבוי האש, כולל מאגרי המים לצריכה שוטפת
7. קבלן החשמל ידאג לכיול ראשוני של המערכת לשיפור מקדם הספק ויכלול אישור על כך בתיק המתקן. קנסות עתידיים ב חשבונות החשמל יושתו על הקבלן
8. תחזוקה מונעת נאותה תאריך את אורך חיי המתקנים ותימנע קריאות ותלונות במשך תקופות הבדק והאחריות
9. מטרת התיק היא לתת למשתמש את הכלים לתחזק את המערכת בדרך האופטימאלית

לסיכום, השקעה בתיק מתקן איכותי היא לא רק חובה טכנית אלא גם אסטרטגיה נבונה לניהול מתקנים לאורך זמן, לשיפור היעילות התפעולית ולשמירה על רמות גבוהות של בטיחות ואיכות.