משנים את כללי המשחק של עולם המכרזים

שיטת המכרזים נועדה להסדיר את אופן התקשרותם של גופים ציבוריים בחוזים לרכישת טובין, שירותים וביצוע עבודות שונות, תוך שמירה על האינטרס הציבורי והעסקי. מכרז בנוי בצורה האמורה להבטיח התנהלות תקינה ויעילה של גוף ציבורי-ממשלתי תוך שימוש מושכל בכספי ציבור. על אף שמכרז יכול להיות תהליך מורכב ובירוקרטי, העקרונות בבסיס השיטה, פשוטים והגיוניים. יחד עם זאת קיים פער ומתח תמידי בין הגופים הציבוריים המפרסמים את המכרזים לבין החברות הניגשות אליהם ומתחרות בהם.

מירב הרמתי היא כלכלנית בעלת ניסיון רב של למעלה מ-18 שנים בתחום עריכה, כתיבה וניהול מכרזים, חוזים והתקשרויות בהיקפים בשווי מיליארדי שקלים בגופים ציבוריים.בתפקידה האחרון כמנהלת מכרזים והתקשרויות ברכבת ישראל, הייתה אחראית על כלל המכרזים וההתקשרויות הקבלניות של רכבת ישראל - בהם מכרזים לבחירת קבלנים, מנהלי פרויקטים, מתכננים מודדים, קונסטרוקטורים ועוד.

"אחד הפרוייקטים המאתגרים בו ניהלתי את ההליך המכרזי היה קו הרכבת המהירה לירושלים. צברתי המון ניסיון, אין ספק שהעבודה ברכבת ישראל היתה עבורי בית ספר לחיים. עולם המכרזים מרתק, יש פה המון חשיבה, ואסטרטגיה", היא מודה. למרות החיבה הגדולה לתפקיד, בתחילת שנות ה-40 לחייה, כאשר הרגישה שהגיעה למיצוי במקום עבודתה, מירב חיפשה משהו אחר, שיצית את הנפש. "קריירה כמו שאני רואה אותה חייבת לבוא עם תשוקה ומחויבות והיא חיונית לחיים מלאי חדווה ועשייה" מעידה מירב על ההבנות אליהן הגיעה בתהליך שעברה עם מאמן עסקי אישי. "הבנתי מהן העוצמות שבי ומי אני, התחלתי להבין מה אני אוהבת לעשות ואיך היכולות שלי ליזום ולחבר בין נקודות זה הכוח שלי, והזדמנויות יש בשפע. ברגע שניקיתי את האבק מהמוח הרגשתי שאני מסוגלת להעז". לאחר התחבטויות עזבה את משרתה ברכבת ישראל, מקום עבודתה מזה 14 שנה. רגע אחרי זה פרצה מגפת הקורונה.

מירב הרמתי: הרבה פעמים חברות נרתעות לגשת למכרזים (צילום: חיים מיריל)
 

אבל גם המגיפה לא עצרה אותה כאשר הבינה שהיא יכולה להשתמש בידע שלה דווקא אם תסייע לחברות שניגשות למכרזים, זאת לאחר שנים בהן ראתה ספקים וקבלנים נפסלים במכרזים, מגיעים להבהרות ושימועים כך שגם אם מהותית יש ביכולתם לבצע את הפרויקט, מבחינה מכרזית אינם עוברים את המשוכה. ואכן, לפני שלוש שנים הקימה מירב יחד עם שותפה איתי מנור (גם הוא יוצא עולם המכרזים ברכבת ישראל)  את חברת "מירב היתרונות", ויצרה לעצמה נתיב חדש במתן סיוע וייעוץ לחברות כיצד למקסם את פוטנציאל הזכייה במכרזים. היא רתמה לצדה את היכולת להבין את הגוף הציבורי כותב המכרז, מתוך שנים של עבודה בגופים הללו. "זיהיתי שיש פה שוק של ספקים שלא יודעים כיצד לעבוד מול מזמין העבודה. הבנתי שצריך לתרגם בין השפה העסקית ובין השפה הבירוקרטית מוסדית-ממשלתית, מישהו צריך לתווך את הקשר".

כמישהי שבאה מבפנים, מתוך החברות שכותבות את המכרזים, יש לך שיטה או גישה שמכתיבה את הדרך לגשת למכרז?

"הרעיון הוא שאנחנו לא צובעים את ה"אירוע", המכרז, כאירוע משפטי. חשוב להבין מה אומר חוק חובת המכרזים, אילו תנאים מותר למזמין לכתוב במסגרת החוק, מה לא סביר בתהליך כזה או אחר, ולמצוא את הדרך למקסם את פוטנציאל הזכייה מתוך זווית הראייה של מזמין העבודה. חשוב להבין איך המזמין חושב. קיימים סוגים שונים של מכרזים, ולא פעם ספקים מפספסים כי הם מגיעים לא מוכנים. מהותית הם עומדים בתנאים אבל הם לא יודעים להציג את הניסיון שלהם כנדרש ולרוב מפסידים במכרז או נפסלים, אתה לא יכול לשחק במשחק אם אתה לא מכיר עד הסוף את הכללים."

מה זה בעצם מכרז? האם יש סוגי מכרזים שונים?

"תורת המכרזים זה עולם שלם שמבוסס על חוק חובת המכרזים. למתמודד במכרז טיפוסי לא תמיד יש היכרות מלאה עם החוק ולרוב אין לו את היכולת לרדת לעומקו של מכרז. דרך המלך הינה מכרז פומבי, אבל קיימים עוד סוגים שונים של מכרזים בהם מכרז סגור, RFI (בקשה לקבלת מידע), מכרז פומבי מקוון, מכרזים עם בחינה דו-שלבית, מכרזי תכנון וביצוע, מכרזי PPP, כתבי כמויות ועוד."

מה בעצם חשוב לדעת כשניגשים למכרז?

"לבחון את תנאי הסף ואם יש ניקוד על איכות במכרז ללמוד את העניין היטב. יש מצבים שתחליט לשאול שאלת הבהרה, יש מצבים שכדאי לחשוב על שיתוף פעולה עם ספק אחר. חשוב לעמוד בכל דרישות המכרז. טעית בדבר אחד? נפסלת! אם יש ניקוד - איך אתה ממקסם אותו? מי מטעם החברה יציג את המכרז ויוביל את הראיון? חשוב לדייק דרישות מול יכולות ולהביא את זה לידי ביטוי בהגשה של המכרז. חשוב להבין איך מדייקים מענה ולא פחות חשוב זה להבין מה מזמין העבודה מצפה לשמוע. חשוב לעבור על כל מילה במכרז ולהבין ממש את המשמעויות. לפעמים גם חשוב להבין האם כדאי לשאול שאלה או לשמור על עמימות."

ההבנה של מכרז על בוריו היא כל כך קריטית?

"אתה צריך להבין מה הולך לעשות העסק שלך בשנים הבאות ואחת הדרכים של עסק לגדול היא התמודדות במכרזים. המון פעמים הדבר מאיים ומרתיע אנשים שפשוט מעדיפים להימנע מלגשת למכרזים. חייבים לדייק את המענה ולטייב אותו. כשעושים בקרה למענה למכרז בדר"כ מגלים המון טעויות ובעיות בהגשה דוגמת – מילוי לא תקין של טפסים, הגשת ערבות לא תקינה, אי מקסום ניקוד האיכות בהצגת הפרויקטים של אותו ספק וכד'. 

את טוענת שחשוב לנו להבין לא רק את המכרז לגופו, אלא לא פחות ואפילו יותר חשוב לנו להבין את הפרספקטיבה של מזמין העבודה. למה?  

"כי אז נוכל לדייק, להבין מה המזמין רוצה ולהבין איך חושבת ועדת מכרזים. איך חושב היועץ המשפטי של הגוף שפרסם את המכרז. תמיד צריך לחשוב על מי שיבחן את המכרז במשקפיים שלו. אתה חייב להבין מה עומד מאחורי הדרישה ולתקוף אותה אם היא לא סבירה, פועלת בניגוד לחוק או לא מדויקת. יש לך את הכוח לשנות את תנאי המכרז. אפשר לנמק לוועדת המכרזים מדוע פתרון כזה או אחר – הנדסי או תפעולי – הוא יעיל יותר. עיקרון התחרות והשוויוניות בין ספקים עומד לנגד עיני ועדת המכרזים ועל כן ברגע שמציגים שיקולים סבירים הגיוניים ומנומקים ניתן לנסות לשכנע את ועדת המכרזים לשנות תנאי כזה או אחר, ובכך אנו גם מסייעים לספק וגם לגוף המזמין לנהל מכרז מדויק יותר ולשמור על עיקרון התחרות והשוויון."

אז בהתייחס לכל מסכת המשימות בהגשה למכרז, איך היית מתארת את העבודה שלך?

אנחנו בעצם מהווים מחלקת אאוטסורסינג למכרזים עבור גופים שונים בשוטף. שזה אומר בין היתר, איתור מכרזים, קריאה ובחינת המכרזים לעומק, שאלת שאלות הבהרה והגשת המענה למכרז במלואו, יש מקומות שאנחנו מצליחים לפתוח את תנאי הסף. כל עוד לא הוגשה הצעה אפשר לשנות תיאורטית את המכרז. לדוגמא היה לנו לקוח שלא עמד בשני תנאי סף מהותיים, פנינו למזמין העבודה בהבהרות מנומקות והצלחנו לפתוח את המכרז כך שהוא יעמוד בתנאי המכרז, ובסופו של דבר - לזכות בו".

איך משנים את תנאי המכרז?

"משתמשים בכלי הכי חזק שיש למציעים הניגשים למכרזים והוא הגשת בקשה להבהרות במכרז! בכך ניתן להציע לפתוח את תנאי המכרז. ברגע שאתה יודע לשאול את השאלה ולהשמיע לוועדה את הנימוקים הנכונים המבוססים על שיקולים סבירים והגיוניים, ועדת המכרזים תשקול בכובד ראש כל נימוק וקורה לא מעט שוועדת המכרזים מאפשרת לפתוח את התנאים".  

האם כל מה שקובע במכרז זו השורה התחתונה? מי שמציע פחות זוכה באופן גורף? אילו עוד אלמנטים במכרז יכולים להכריע לטובתנו?

"לא תמיד הזול ביותר זוכה. ראשית יש לעבור את תנאי סף, ובמקרים רבים ישנם מכרזים שמשקללים מרכיב איכותי עם מרכיב כספי. חשוב למקסם את הניקוד, לבצע ניתוחי רגישות למרכיב המחיר ולהציע הצעה שלאו דווקא תהא הזולה ביותר. לצערי בארץ עדיין בהרבה מכרזים הדגש העקרי הוא המחיר. במכרזים בינלאומיים המחיר לרוב הוא לא הפרמטר היחיד".

אז איך זוכים במכרז? עם כל המאמצים שלנו בסוף הרבה פעמים מועלות טענות על מכרזים שהם מכורים.

"אני לא מוכנה לשמוע מכור לא מכור. מדייקים את ההגשה, קוראים מילה במילה. חשוב למקסם את היכולות של מגיש ההצעה. לא להלאות את המזמין. להבין איך הוא רוצה לראות את ההצעה, לדייק את תנאי הסף, לנצל את היכולת להגדיל את הניקוד, לשאול שאלות ולשנות את תנאי המכרז באופן שנעמוד בהם. הדבר הכי קל למציע שלא זכה או נפסל במכרז זה להגיד שהמכרז מכור. זו בריחה מאחריות של הגשת מענה כנדרש".

מירב מבהירה שהגישה למענה למכרז צריכה להיות מהזווית האסטרטגית-טקטית, ולכן הייעוץ שהיא מספקת מתאים לעולמות נוספים דוגמת ליווי חוזים, כמויות וחריגים וכן יישוב סכסוכים מול מזמין העבודה. "תחומים אלה" היא טוענת "לא פחות חשובים מניהול הזכייה במכרז, כי ברגע שזכית במכרז חלה עליך אחריות כבדה. דיוק העבודה באופן שוטף מול המזמין לרבות תיעוד היא הסוד לניהול שוטף תקין ויעיל של החוזה". מבחינתה גם מזמין העבודה הציבורי נהנה מגישת עבודה כזו בזכות הירידה לעומק המכרז המאפשרת להבין מאיפה מגיעות הדרישות ומהי הדרך הנכונה לעבוד מול מזמין העבודה.

מה קורה אם התנאים משתנים ויש הוצאות לא צפויות או הרחבת דרישות?

"צריך להבין מה החוזה אומר, ולהיצמד לתנאיו. ואם יש חריגה לנמק זאת בהיגיון, להציע חלופות ולהסביר את התועלות למזמין ע"י ההבנה של מה חשוב למזמין לקבל. צריך לנמק שיטת ביצוע כזו או אחרת. השינוי יכול לבוא גם מהצד שלך כספק ואתה צריך לרתום בצורה חכמה את המזמין לרעיון."

ברוב המקרים כאשר ספק לא זוכה במכרז מבחינתו זהו סוף הדרך. מירב לא מקבלת את הנחת העבודה הזו ומסבירה מה עושים אחרי שלא זוכים: "דבר ראשון – תוך 30 יום אפשר לעיין בכל החומר של ההצעה הזוכה ובכל החומר של הוועדות המקצועיות ושל ועדת המכרזים ולהבין כיצד התקבלה ההחלטה על בחירת הספק.תוך 45 יום ממועד ההודעה ניתן "לתקוף" בבימ"ש. אפשר גם לזהות בעיות בשיקול דעת של ועדת המכרזים, אפשר לזהות פגמים בתהליך העבודה של הועדה, אפשר לבקש לפסול את המציע הזוכה ואפשר אפילו לפסול את המכרז כולו ולהוציא צווי מניעה. ספק חייב לחקור ולהשתמש במודיעין העסקי שזמין לו כדי להגיע לפחות מוכן יותר למכרז הבא."  

לעומת זאת מבהירה מירב שגם אם זכינו לא הגענו לסוף הדרך, אלא רק להתחלה. יש חשיבות גדולה להתנהלות לאחר זכייה המבוססת על מספר עקרונות: "חשוב לתעד כל דבר בתהליך ולהבין את אבני הדרך לביצוע ואת תנאי הפיצוי ומה קורה אם אני לא עומד באבני הדרך ותנאי החוזה. יש לנהל את כל התהליך החוזי ביד רמה מאחר ושם יושב הכסף". גם בניהול החשבון הסופי מירב מרכיבה את "משקפי מזמין העבודה" ומתווכת לספק את גבולות הגזרה של המזמין. "ספק תמיד יכול לפנות לבית משפט אבל זה צובע אותך כספק בצבע מסוים ועלול להשפיע על הערכת הספקים. חשוב גם להסביר את הצידוקים ההנדסיים או הבטיחותיים שבגינם המזמין יכול לאשר הוצאות נוספות וחריגות. ההתנהלות השוטפת חשובה אל מול הסיכוי להשתתף ולזכות במכרזים הבאים. אתה חייב להסתכל קדימה, על המכרז הבא ואפילו על מימוש אופציה. אם המזמין מחליט שלא התנהלת מולו נכון זה משפיע הן על החוזה הנוכחי שלו והן על המכרזים הבאים."

מירב הרמתי נמנית על סגל המרצים של CivilEng Academy ומעבירה קורס בנושא מכרזים.  

לסיום, לגזור ולשמור

7 טיפים לאופן שבו נכון לגשת למכרז:

1. להשתמש בכלי של שאלות הבהרה
2. להכין צ'ק ליסט לכל הדרישות של המכרז
3. לבדוק מילה במילה את נושא הערבויות, כי על זה נפסלים אוטומטית
4. לדייק את המענה הטכני אל מול דרישות מזמין העבודה
5. לקרוא את כל מסמכי המכרז - לרבות החוזה, המפרט הטכני והמחירון או כתב הכמויות
6. לא לפספס מפגשי מציעים! אם לא מגיעים - נפסלים
7. להבין את חוק חובת המכרזים

ועוד 7 טיפים להתנהלות אחרי שזוכים במכרז:

1. להבין את אבני הדרך לביצוע העבודה
2. להתארגן בהתאם לאבני הדרך
3. לתעד את כל הניהול החוזי מול המזמין
4. ליזום תוספות או שינויים שיכולים לבוא לטובת הספק והמזמין
5. לקחת בחשבון שאנחנו נמדדים בהערכת ספקים
6. אם קיבלנו ציון נמוך בהערכת הספקים חשוב להבין מדוע ולראות אם ניתן לשנות את הציון