היכרות עם מחלקת המכרזים

בשנים האחרונות שוק הבנייה גדל בצורה יוצאת דופן ועומד כיום בשיא של העשורים האחרונים. עובדה זו יוצרת תחרות אדירה אשר מורגשת במיוחד בעולם המכרזים. שוק המכרזים בישראל טומן בחובו שילוב של עבודה הנדסית וכלכלית משולבת ולעיתים אף מתבטא בעבודה סיזיפית ושוחקת.
.

עולם המכרזים

ברמה הפשטנית, מכרזי בנייה הם תהליך שבו פרויקטי בנייה מוענקים לקבלנים. תהליך זה מתחיל בדרך כלל בכך שלקוח, כגון סוכנות ממשלתית או יזם פרטי, מפרסם בקשה להצעה (RFP – request for proposal) או קריאה למכרזים. לאחר מכן הקבלנים מגישים הצעות מפורטות המתארות את הכישורים, הניסיון והגישה המוצעת שלהם להשלמת הפרויקט.

מחלקת מכרזים בעצם מחלקה אינטגרלית בתוך חברה מסוימת שתפקידיה בין היתר: פרסום פניות להגשת מועמדות לביצוע עבודה, תמחור המיזם/העבודה ולבסוף ניהול המו''מ בעניין ההצעה.

סדר היום של המהנדס במחלקה

סדר היום של התמחירן בעצם תלוי מאוד בשלב המכרז, ובצוות שאיתו הוא עובד.

אני יכול להעיד כי התפקיד ברובו הוא "משרדי" אך מהנדס טוב תמיד ישאף ללמוד את כל המקצועות מכל הדיספלינות, לכן אני באופן אישי מקפיד להסתובב באתרים השונים שלנו, נפגש עם מנהלי פרויקטים, קבלני משנה וגורמי מקצוע שונים במטרה להבין את הצרכים והמשמעויות התקציביות לעומקן. עבודה על מכרז מסוים יכולה להגיע לחודשים של עבודה + תקופת מו''מ, בחלק הבא אפרט את שלבי העבודה מנקודת מבטי:

1. קבלת מסמכי מכרז

בשלב הראשון אתה מגיע לשטח המיועד ל"סיור קבלנים", מתרשמים באופן כללי מהיקף העבודה ומסוג הפרויקט העתידי. לאחר מכן אתה מקבל את כל מסמכי המכרז. המזמין בוחר אם לקיים את המכרז בצורה פאושלית* או למדידה*. משמעות עבודת המכרז בכל אחד מהסוגים הנ''ל שונה עשרות מונים, את המשמעות נבין בהמשך.         

2. בדיקת התכנות ראשונית

לאחר קבלת מסמכי הפרויקט, כשאני מבין את כל המשמעויות הביצועיות, הנדסיות והכלכליות. אני מבצע חישובים ראשוניים שכוללים חישובי לוחות זמנים, שטחי הפרויקט ובעיקר בחינת כדאיות להגשת הצעה לעבודה, כדאיות הפרויקט בתור קבלן יכולה להיות מושפעת ממגוון גורמים ושיקולים שעלי לקחת בחשבון. את המסקנות אני מציג למקבלי ההחלטות בחברה (בדרך כלל למנכ''ל או סמנכ"ל הנדסה), ומקבל אור ירוק לתחילת עבודה.

3. הכנת כתבי כמויות

אחד השלבים החשובים בתפקידו של מהנדס המכרזים הינו חישוב הכמויות (במידה והפרויקט מוגדר פאושל ואינו למדידה) - החל מעבודות השלד וכלה בעבודות גמר וכו', כל פרט הוא בעל משמעות כלכלית מבחינתי שעליי לקחת בחשבון בצורה המדויקת ביותר. שלב זה מלא בעבודה טכנית והנדסית בעיקר על התוכניות/מודלים ומוגדר כשלב קריטי מכיוון שטעות חישוב עלולה לגרום להפסדים עצומים, לכן זהו לדעתי אחד השלבים החשובים ביותר בבניית התקציב ויש לשים דגש רב על סדר, ארגון ובהירות המסמכים וכמובן להקדיש עבור שלב זה מספיק זמן.

לעיתים קרובות, אני נתקל במכרזים מסוג תכנון ביצוע* , שבו הקבלן אחראי לא רק על ביצועו של הפרויקט אלא גם על תכנונו. הצעה כזו טומנת בחובה אתגר משמעותי למהנדס המכרזים מכיוון שעליו להביא את הידע ההנדסי שלו לידי ביטוי הרבה מעבר למרכזים אחרים שמתוכננים בעזרתם של יועצים שונים. מכרזים מהסוג הזה הם האהובים עלי מכיוון שמהם לומדים הכי הרבה – ארחיב על נושא התכנון ביצוע בהמשך. במקביל יש לזכור כי מידת האחריות המוטלת עלייך במכרזים בכלל ובמכרזי פאושאל/תכנון ביצוע*, היא עצומה, כל טעות חישוב, שגיאה תכנונית או פספוס עלול לעלות ביוקר, לכן מהנדס טוב חייב לבקר את החישובים של עצמו בעזרת מנגנונים וכלים שונים.

4. תמחור המלאכות 

לאחר שבידינו הכמויות הנכונות והעדכניות ביותר, ניתן להתחיל בתמחור העבודות/חומרים על בסיס ידע, קבלת הצעות מחיר והתקשרות עם קבלני משנה, בין אם אלו קבלני המערכות, מעליות, אלומיניום ועוד רבים, וברגע שבחנתי את כל ההצעות והקבלנים השונים (לעיתים אני אפילו נכנס למו''מ עם קבלני משנה כבר בשלב המכרז), ניתן יהיה להתחיל בבניית התקציב לפרויקט, בניית התקציב בעצם מאגדת את כל השלבים אל שלביו האחרונים של הגשת מכרז. בשלב זה אתה בונה או ממלא את כתב הכמויות (תלוי בסוג המכרז).

5. העמסות ותקורות

אחרי כן, כשאני מסיים לבנות את תקציב ה-DC (Direct Cost) שהוא בעצם העלות הישירה של המיזם, יש להביא לידי ביטוי את העלויות הנוספות שלנו בתור קבלן עבור הפרויקט – תקורות אתר, תקורות משרד, הסדרים, רווח קבלני וכו'.

6. הגשה, מו''מ, סגירה

כעת, נכנסים לשלב המכריע - שלב המשא ומתן. הלקוח בוחן את ההצעות ובוחר רשימה קצרה של קבלנים לראיון או ביקור באתר. לאחר שהלקוח קיבל החלטה, החוזה מוענק לקבלן המצליח, אשר לאחר מכן מתחיל לעבוד על הפרויקט. בשלב זה אני מתחיל בכך שאני מכין את כל החומר הרלוונטי להצעה, במידה ונדרש אני מציג חלופות שונות ליזם – אלטרנטיבות שנועדו לייעל את הפרויקט, מבחינה כלכלית/ביצועית/לוחות זמנים וכו'.

כל הגורמים הרלוונטיים מוזמנים לפגישה שבמסגרתה הדיאלוג יהיה בעיקר כלכלי. בשלב זה, מזמין העבודה רוצה לבחון את ההצעה לעומקה, הוא ירצה להבין איך המחיר המוצע גובש וישאל שאלות בעיקר על סמך פרוייקטי עבר, לכן במו''מ אני מגיע מוכן במידה שאני שולט בתוכניות, במפרטים וכמובן בתקציב שבניתי, מהנדס טוב הוא מהנדס שבודק את התקציב שלו מכמה זוויות, הן ע''פ הרקע המקצועי והן ע''פ ניסיון עבר בביצוע פרויקטים דומים. שלב המשא ומתן הינו שלב ארוך ומדוקדק, התהליך יכול להימשך שבועות ארוכים עד לשלב יצירת ההסכם, כמובן שהכל נעשה בשיתוף פעולה מלא ורצון להגיע להסכמה בין כל הצדדים. מדובר על מיזמים בשווים של מאות מיליוני שקלים ואף יותר.

בתמונה: מהנדס בר קדמי, עומר הנדסה ובניה

מה יכול לתת לקבלן ערך מוסף על פני קבלנים אחרים בקבלת העבודה?

כאמור, יש לנו נטיה לחשוב שההצעה הזולה ביותר, הינה העדיפה מנקודת מבטו של המזמין וזה אכן נכון ברוב המוחלט של המכרזים, אך ישנם גורמים נוספים בבחירת קבלן לביצוע העבודה.

לדעתי מה שיכול להבדיל קבלן טוב מהשאר, היא היכולת להציע חלופות תכנוניות/הנדסיות לביצוע הפרויקט, חלופות שעל פי ניסיוני יכולות לבוא לידי ביטוי בחסכון של מיליוני שקלים ואף יותר. ישנם יזמים אשר יעדיפו לעבוד עם קבלנים במכרז של "תכנון-ביצוע", שבו לקבלן יש "יד חופשית" בבחירת היועצים ובתכנון הפרויקט, לתפיסתי קיים יתרון אדיר לשיטה שבה לקבלן המבצע יש את הידע והכלים התכנוניים הנדרשים על מנת לחסוך עלויות ביצוע עקב תכנון לא מספק או לקוי.

אצלנו בחברה שיטה זו מוכיחה את עצמה כיעילה וחסכונית כבר שנים. בשנים האחרונות החלטנו להתייעל ולהתמקצע אף יותר בנושא ולפתוח צוות של מהנדסי תכנון שמתעסקים בניהול/שינוי תכנון, כמו שהזכרתי קודם תכנון יעיל יותר והצעת חלופות לבניית השלד יכולה "לשפר" משמעותית את התקציב ואת הביצוע. מעבר למחלקת ניהול תכנון, אנו משקיעים גם משאבים רבים בעולם ה- BIM, שאני אמון עליו בחברה. למעשה עולם המידול בכלל והרוויט (REVIT) בפרט מעניקים כלים אדירים למחלקת המכרזים שלנו, בין אם זה שיתוף תוכניות/מודלים, הוצאת כתבי כמויות מדויקים - מה שבעבר יכל לקחת שבועות של עבודה ידנית, מתבצע היום בלחיצת כפתור בזכות הטכנולוגיה הזו.

בעצם האינטגרציה בחברתנו עובדת לפי התרשים הבא:

הוצאת פלט קירות - צילום מסך מהתכנה

סיכום

מכרזי בנייה הם היבט מרכזי בענף שלנו ומשמשים על מנת להבטיח שפרויקטים יסתיימו בזמן, במסגרת התקציב ובסטנדרט גבוה. הם משמשים גם כדי להבטיח שהלקוח יקבל מחירים תחרותיים מקבלנים.

הליך המכרז יכול להיות מורכב ואורך זמן, וחשוב לקבלנים הבנה מעמיקה של דרישות ה- RFP וצרכי הלקוח. כמו כן, חשוב לקבלנים להיות בעלי רקורד חזק של השלמת פרויקטים דומים ויוכלו להפגין את היכולות והניסיון שלהם באמצעות הצעה כתובה היטב.

בסך הכל, מכרזי הבנייה הם חלק חשוב מענף הבנייה וממלאים תפקיד קריטי בהבטחת השלמת הפרויקטים בהצלחה. כקבלן, חשוב להקדיש זמן כדי להבין את תהליך המכרז ולהכין הצעה ראויה המדגימה את הכישורים והניסיון שלך.

טיפים של זהב למהנדס המכרזים המתחיל

1. היו מקצועיים - מהנדס טוב נדרש לשלוט בפרויקט ולהיות שותף מלא עד לפרט האחרון בתקציב – מבלי קשר לתפקידו בצוות. עליו להבין היטב את הפרויקט עליו הוא עובד (לעיתים אף יהיו כמה במקביל), להכירו מקרוב ולדעת את כל הפרטים הקטנים מפני שעד תחילת הביצוע אתה הגורם המרכז והמנהל של הפרויקט.
2. קבלו ניסיון מעשי - הנדסה אזרחית היא מקצוע מעשי, והדרך הטובה ביותר ללמוד היא על ידי רכישת ניסיון מעשי. חפשו התמחויות או הזדמנויות לשיתוף פעולה כבר במהלך הלימודים כדי לצבור ניסיון בעולם האמיתי.
3. הישארו מעודכנים עם מגמות וטכנולוגיות בתעשייה - הנדסה אזרחית היא תחום המתפתח במהירות בשנים האחרונות וחשוב להישאר מעודכן במגמות ובטכנולוגיות העדכניות ביותר. קראו פרסומים בתעשייה והשתתפו בכנסים כדי להישאר מעודכנים.
4. בניית רשת חזקה - בניית קשרים בתעשייה חשובה למציאת הזדמנויות עבודה וקבלת ייעוץ מאנשי מקצוע מנוסים. הצטרפו לארגונים מקצועיים והשתתפו באירועי רשת כדי להרחיב את הרשת שלכם.
5. כבר במקורות נאמר "וְלֹא הַבַּיְשָׁן לָמֵד, וְלֹא הַקַּפְּדָן מְלַמֵּד" (אבות ב,ה) - בענף שלנו העצה הכי טובה שאני יכול לתת למהנדסים בתחילת דרכם ולא רק היא שהעיקר הוא לא להפסיק לשאול, להתעניין, לחקור ולהתנסות.
6. למדו את היסודות של ניהול פרויקטים - מהנדסים אזרחיים יהיו אחראים לרוב לניהול פרויקטים, לכן חשוב שתהיה הבנה טובה של עקרונות ניהול פרויקטים. למדו על תזמון, תקצוב וניהול סיכונים.
7. היו ממוקדי פרטים - פרויקטים של הנדסה אזרחית כוללים הרבה פרטים ומפרטים, לכן חשוב להקפיד ולשים לב על הפרטים הקטנים.
8. עבודת צוות - פרויקטים של הנדסה אזרחית דורשים שיתוף פעולה עם מהנדסים אחרים, אדריכלים ואנשי מקצוע בתחום הבנייה. לכן, היכולת לעבוד היטב בצוות היא קריטית.
9. היו גמישים - פרויקטים של הנדסה אזרחית יכולים להיות מורכבים, ויהיו מקרים רבים שבהם צריך לשנות את התוכניות. חשוב להסתגל מהר לשינויים ולהיות בעלי יכולת יצירתית כדי למצוא פתרונות לבעיות.
10. היו נלהבים ושמרו על מוטיבציה - הנדסה אזרחית היא תחום מאתגר, אך גם מתגמל מאוד. התלהבות מהעבודה תעזור לך לשמור על מוטיבציה וממוקדת ביעדים שלך.

*הסכם פאושלי (Pauschale) - משמעותו שאין כתב כמויות, אלא סכום גלובאלי שבו הקבלן מתחייב להביא את הפרויקט לידי סיום עד לקבלת טופס 4, בחוזה מסוג זה המחיר נקבע ע''פ פרמטרים שונים, כגון שטחים, מפרטים, תנאי השטח וכו' וחלוקת התשלום תתבצע בהתאם לקצב התקדמות העבודה שנקראת "אבני דרך" (לקריאה נוספת -  הספר הכחול, פרק המוקדמות 00.09).

*הסכם תכנון ביצוע - מזמין העבודה מגדיר דרישות תכנוניות וקבלן המפתח אמור לתרגם את הרעיון לתכניות עבודה ולתת מחיר עבור כלל העבודה כולל תכנון וביצוע שיבוצעו על-ידו.