סכנה כאן בונים! על ניהול סיכונים בפרויקטים

בכל פרויקט מגיע השלב בו חייבים לבחון את כל הנחות היסוד סביב הפרויקט, ואת כל הסיכונים הטמונים בדרך להשלמתו, אלא שהיכרות עם הסיכונים זו רק ההתחלה. חייבים להיערך לכל סיכון, וחייבים להבין ולהחליט על טיב ההיערכות בהתאם לסיכון, אבל השורה התחתונה היא שבכל פרויקט גדול צריך לנהל את הסיכונים שלו בין אם זה בתור יזם, קבלן או מזמין העבודה.

לאורך חיי הפרוייקט הסיכונים משתנים, חלקם הופכים לא רלוונטיים, חלקם נפתרים ואז אחרים באים במקומם. השאלות עליהן צריך להשיב בתהליך רבות ומגוונות: האם הפרויקט מספיק בשל להוצאה למכרז? האם כדאי לחכות בשביל פרט אחד? איך מחלקים את הסיכונים בין היזם לקבלן בכתיבת המכרז? איך לנהל את הסיכונים של הפרויקט בשלב התכנון ובשלב הביצוע? ועוד.

שי סולברג: התחלת לעבוד ויש הפתעות

שי סולברג החל את דרכו המקצועית במשרד התחבורה, משם המשיך לחברת נת"ע שם היה סמנכ"ל משפט וכלכלה. הוא עזב עם ההודעה על סיום הפרויקט במתכונת הזכיינית שלו (BOT), אבל גם מתוך השלמה שהעבודה בפרויקטים הגדולים שקולה למרוץ שליחים כאשר מי שמסיים את תפקידו מקווה שזה שמחליף אותו ימשיך את דרכו. שי הבין שהוא עדיין רוצה לתרום את חלקו בסקטור הציבורי, אבל בלי הבירוקרטיה.

"כנגד המשוואה של הסתברות הסיכון מול החומרה שלו נותנים ציון לכל סיכון ומחליטים איך להתקדם איתו. וזה רק בפתיחה. התחלת לעבוד ויש הפתעות" מסביר שי, "הובטח לך שפינו את כל התשתית בתת קרקע ומתחילים לחפור ומגלים שנותרה תשתית ואז צריך לבחון את החלופות. עלול להיות עיכוב במסירת האתר בגלל שלא נסגרו כל הקצוות עם בעלי הקרקע. את הגוף המממן זה לא מעניין". שי מסביר שלכל שלב יש את ההפתעות שלו, עד שמגיעים למסירת הפרויקט. "לנת"ע למשל לקח שנה לוודא שכל בדיקות המערכת יעבדו בסנכרון מלא. צריך לשלב מערכות – מערכת האיתות, הכירטוס, מסילות – וצריך שהכול יעבוד ביחד".

סיכונים מכל המינים

רשימת הסיכונים ארוכה: בעיות סטטוטוריות, סיכונים רגולטוריים, סיכונים פיננסיים (הריבית משתנה, המטבע משתנה, המחירים משתנים), סיכונים הנדסיים (קריסות), ממצאים בקרקע (עתיקות, אשפה קבורה), סיכוני אינטגרציה (שילוב מערכות), בעיות מול המפעיל, סיכוני קרקע (סוג אדמה שונה, מי תהום או מים מזוהמים) ועוד.

שי בשטח: רשימת הסיכונים ארוכה

לבחינת והערכת הסיכונים ישנה מתודולוגיה סדורה שבעיקרה צריך קודם כל לזהות את הסיכונים, מסביר שי, בתהליך שחשוב שיהיה פתוח ואמיתי. "צריך לנתח – מה ההסתברות של כל סיכון, ומה ההשפעה שלו. זה לא מדע מדויק, והדברים משתנים על ציר הזמן. וכמובן שקיימים סיכונים לא צפויים כמו אינפלציה ומגפות". אופן התגובה או ההכנה לסיכונים מושפע פעמים רבות מתרבות ארגונית - יש את אלה שמושכים עד הקצה ויש את אלו שיימנעו מהרפתקאות מיותרות. מכאן ההכרח בדיון קבוצתי שכולל אנשים שונים עם אופן תגובה שונה לאותן סיטואציות היפותטיות.

"ניתחת, דירגת, עכשיו צריך להחליט איך אתה מטפל. לכל סיכון יש עוצמה והסתברות  ואז אתה צריך לנטר את זה כל הזמן, לפי התקדמות הפרויקט, את ההתמודדות עם הסיכונים" פורש שי את משנתו. "סיכונים זה משהו שכולם למדו את המושגים, אבל לא מתנהלים לפי זה ומקווים שכלום לא יקרה. אבל חשוב להבין שסיכונים זה לא תיאורטי, זה "תכלס' בתוך ה-DNA של הפרויקט".

באותו פרויקט של הקו האדום של הרכבת הקלה נפגש לראשונה שי עם יוחנן אור. למרות שעמדו משני צדי המתרס של הפרויקט, הראשון מצד נת"ע האחראית על הפרויקט והשני מצד הזכיין,  ולמרות ניגוד האינטרסים לכאורה, הם עבדו מצוין יחד והיה להם ברור שישובו לשתף פעולה בעתיד.

יוחנן אור: כשמתחילים לעבוד על מכרז מציפים את כל הסיכונים

יוחנן אור, הצטרף לקבוצת שיכון ובינוי אחרי שירות ארוך בחיל האוויר. הוא ניהל חברה באפריקה, את חברת הכבישים בסולל בונה ישראל (לימים סולל בונה תשתיות), מונה כמנהל חברת ההקמה של כביש חוצה ישראל, והמשיך לפרויקטים בתחום האנרגיות המתחדשות (מים, טיפול בפסולת). תחת דניה סיבוס ניהל יוחנן את פרויקט כביש 431, עבר לניהול הזכיין של הקו האדום של הרכבת הקלה, שם כאמור פגש את שי, והמשיך לניהול מימון והקמת שתי תחנות כוח הידרואלקטריות עבור אלקטרה, עבורה גם ניהל את קבוצת אלקטרה זכיינות. אחרי שפרש ביקש ממנו שי להצטרף לניהול האסטרטגי של החברה .

"כשמתחילים לעבוד על מכרז" אומר יוחנן, "מציפים את כל הסיכונים. חלק מהדברים אתה מעביר לצד השני וחלק אתה מתמחר - עוד קבוצות עבודה או עוד חומרים. מגיעים לרשימת פרמטרים שונים, שיכולים להגיע לכמה עשרות. מעריכים את החומרה שלהם ואת ההסתברות שהם יקרו. כל אחד מאיתנו קם בבוקר ומנהל את סיכוני היום, אבל הוא עושה את זה מהבטן. חשוב שיהיו לך את הכלים איך לצפות מראש, לכמת ולהיערך כדי למזער את הסיכונים. ככה אנחנו הופכים את זה למנגנון שעובד ביום-יום.

CASE STUDY

יוחנן נותן דוגמא מתוך  פרויקט כביש חוצה ישראל – "הפרויקט תוכנן לפי מקטעים. את הקטע המרכזי קיבלו ב-NTP, את הקטע הצפוני ב-8+NTP, ובהתאם לזה נבנתה תוכנית עבודה ובה תיזמון של פתיחת המקטעים. רצה אלוהים ובמקטע שבין קיבוץ אייל וניצני עוז הכביש צריך לעבור במקטעים שמחכים להפקעה מידי חקלאים. בהגיע הרגע המדינה לא מוסרת את השטח, המשטרה מזהירה מפני תחילת עבודות שכן בעלי הקרקע הם חקלאים מישובים ערבים באזור, הבנק לוחץ, בעלי המניות מהצד השני. עשינו סיעור מוחות פנימי והחלטנו להקדים מקטעים אחרים. זה אומר לקלוט צוותי ניהול חדשים, לזרז מכרזים, להרים רמפות זמניות. במקום להשלים את המקטעים במרכז וצפונה הסתובבנו דרומה ופחתנו את התוואי שבין נחשונים ועד שורק. יצרנו תא שטח שאפשר לעבוד איתו ולרוץ איתו בסדר שונה ממה שהתכוונו אבל כזה שאיפשר לחסוך מיליונים ולקבל מענקים על פתיחת מקטעים אחרים לפני הזמן".  

בסופו של דבר מספר יוחנן, הפרויקט נגמר בפחות מהתקציב ובפחות מהזמן. כדי להתמודד עם עימותים צפויים התארגנו על חברת אבטחה פרטית, ביצענו פתיחת ציר כל בוקר, פתחנו נקודת תצפית, והפעלנו את החברה' עם מיגון של די-9, ואת המודדים של הכביש הפעלנו באישון לילה". כדי לעמוד בזמנים הובטחו בונוסים לעובדים וכשהיה נראה שהדברים מתחילים לעבוד חלק הגיעו לקברי יהודים באזור באקה בספטמבר, כאשר את המקטע צריכים לפתוח בינואר. "הוספנו מעקף, פתחנו צינורות טומאה לנשמות, ואפילו ביקשנו מרבנים באזור לדחות את תפילות הגשם. ואכן, קיבלנו חודש בלי גשם, השלמנו את העבודות וביום פתיחת המקטע ערכנו טקס ב-11 בבוקר, ובאחת בצהריים נפתחו ארובות השמיים. את הבונוס על הפתיחה קיבלנו והפרויקט הפך לרווחי ביותר בין כל פרויקטי התשתיות שעשינו".

כסף קטן היום זה כסף גדול מחר

שי ויוחנן מסכמים שבסופו של דבר חייבים תמיד לתכנן קדימה אבל גם לייצר אווירה שבה כולם מרוויחים וללכת על הפרויקט בנחישות ובנדיבות. הנדיבות תורמת למוטיבציה להשלים עבודה בזמן. "חשוב מאוד", הם אומרים, "לדעת לתגמל ביד רחבה. כסף קטן היום זה כסף גדול מחר".

חברת סולברג הוקמה ב-2011 והיא מעורבת במאות פרויקטים מהגדולים ביותר בארץ. החברה מייעצת לרוב לסקטור הציבורי, תוך התמחות במגה-פרויקטים: רכבות קלות, כבישים, גשרים מסובכים, בינוי ערים, בתי ספר. שיטת הפעולה של החברה מורכבת משילוב של ניסיון ומתודולוגיה, או בקרה של איש צוות מנוסה שעובר ומציע שיפורים בלוחות הזמנים ומסייע בבניית וניהול הסיכונים, בבקרה על התקציב ועוד.

חברת סולברג ייעוץ בנתה ומעבירה את הקורס ניהול סיכונים בפרויקטי בנייה ותשתיות בשיתוף עם CivilEng Academy