כשהמנהלים המקצועיים עושים לכם נזק: איך להימנע מטעויות קריטיות בתהליך הגיוס

לאחרונה אנחנו נתקלים ביותר ויותר מנהלות משאבי אנוש ומנהלות גיוס שמתלוננות שהמנהלים המקצועיים בארגון "מחריבים" להן את תהליכי הגיוס ועושים שגיאות קריטיות במהלך ראיונות העבודה. הנושא עולה שוב ושוב והדרישה מהמנהלים להבנה מעמיקה יותר של מה מותר ואסור לשאול ולעשות בראיון עבודה גדלה, ולא בכדי. ההשלכות המשפטיות של שאלות לא הולמות יכולות להיות חמורות עבור הארגון, ולגרום לנזקים כספיים ותדמיתיים.

"לשאלות לא מקצועיות כבר התרגלנו", נאנחת ל', סמנכ"לית משאבי אנוש בחברת בנייה גדולה, "אצלנו צוות הגיוס עושה את תהליך הסינון הראשוני למועמדים ולאחר מכן הם עוברים לראיון מקצועי אצל המנהל הרלוונטי", היא מוסיפה. "נתקלנו כבר באיחורים רציניים מצד המנהלים ונתקלנו בשאלות לא רלוונטיות או הסקת מסקנות לא נכונה על בסיסם, אבל לאחרונה אנחנו עדים גם לתופעה של שאילת שאלות שפשוט אסור לשאול – בין אם זה בנושא מילואים ושירות צבאי ועד שאלות על הריונות מתוכננים שנשאלו מרואיינות. מעבר לכך שזה לא חוקי, זה גם מייצר נזק תדמיתי לארגון, שכן המנהל המקצועי לא מבין שהוא הפנים של החברה מול המרואיין ומרואיינים נוטים לשתף חברים וקולגות על חוויות שליליות שהם חווים בתהליכי הגיוס". מסכמת ל'.

מעבר לשאלת החוקיות או לנזק התדמיתי, חוסר היכרות או אי הבנה של החוקים הנוגעים לתהליכי הגיוס עלולה לפגוע בסופו של דבר גם בהחלטות הגיוס, ולגרום לארגון לפספס מועמדים מתאימים או להעסיק עובדים לא מתאימים. כדי לעזור לכם להימנע ממצבים כאלה, נעשה כאן סדר בכל מה שחשוב לדעת ולהעביר למנהלים על מה אסור לשאול כדי להימנע מהסתבכויות משפטיות ולהבטיח תהליך גיוס הוגן ומקצועי.

מה אסור לשאול ומה ההשלכות של שאילת שאלות לא מקצועיות או לא חוקיות?

שאלות לא חוקיות בראיונות עבודה אינן נובעות בהכרח מכוונה רעה. במקרים רבים, מנהלים פשוט אינם מודעים לאיסורים ולחוקים הנוגעים לראיונות עבודה, ואינם יודעים מה בדיוק עליהם לשאול כדי להעריך את ההתאמה של המועמד לתפקיד. במצב כזה, הם חוזרים לשאול את אותן שאלות שהם מכירים – שאלות שהן לעיתים סטריאוטיפיות או מבוססות על הרגלים ישנים ולא רלוונטיים.

כאשר מנהלים אינם מקבלים הכשרה מקצועית בראיונות, הם עשויים לפנות לשאלות אישיות שהן אינן רלוונטיות לתפקיד המדובר. הם עשויים לשאול על גיל, מין, מצב משפחתי, או מקום מגורים, ולא במכוון להיכנס לשדה המוקשים של השאלות האסורות. אך חשוב להבין שגם אם הכוונה היא תמימה, השאלות הללו עלולות להוביל לתביעות משפטיות, והן פוגעות באיכות תהליך הגיוס.

כאן המקום להדגיש שהנזק שנגרם לארגון עקב העסקת עובדים לא מתאימים, הנובע מראיון עבודה לא מקצועי, עשוי להיות הרבה יותר משמעותי מאשר התביעה המשפטית שעלולה להתעורר בעקבות שאלות לא הולמות. ארגונים עלולים למצוא את עצמם משלמים מחיר יקר מאוד בשל נזקים שנגרמים כתוצאה מהעסקת עובדים שאינם מתאימים לתפקיד, כאשר המנהל שואל שאלות שאינן רלוונטיות לתפקיד במקום להתמקד בניסיון המקצועי ובכישורים הדרושים.

לדוגמה, מתארת ל', "אחד ממנהלי הפרויקטים שלנו ראיין עובד לתפקיד מהנדס ביצוע ופסל אותו לאחר ששאל את המרואיין לגבי מקום מגוריו, והחליט עבור העובד שהמרחק הגיאוגרפי לא מתאים ושאין טעם להמשיך את הראיון, ושלח אותו לדרכו אחרי פחות מ-5 דקות של ראיון, ולאחר שהמועמד המתין לראיון קרוב לשעה. גם אם המסקנה שלו נכונה, והיא אינה בהכרח נכונה, מנהל הפרויקט לא מכיר את התמונה הרחבה, הוא אינו מודע לצרכי החברה שעשויה לרצות את המועמד לפרויקט אחר, ולאחר ראיון שאינו מכבד, הנזק התדמיתי נגרם ופספסנו עובד שיכול היה להתאים מאוד לפרויקטים אחרים".

בדיוק כמו במקרה של ל', פעמים רבות שאלות הנוגעות למצב אישי עלולות להוביל להטיה בתהליך קבלת ההחלטות ולגרום למנהל לפסול מועמד מתאים על בסיס שיקולים שאינם קשורים ליכולת שלו לבצע את העבודה. כך הארגון עלול להחמיץ כישרונות חשובים, בעוד שהמועמד עלול להרגיש מופלה או לא הוגן.

אז מה לא לשאול על פי החוק?

חוק שוויון הזדמנויות בעבודה בישראל נועד להבטיח כי תהליך הגיוס והקבלה לעבודה יתנהל בצורה הוגנת ושוויונית, ללא אפליה על רקע אישי. החוק אוסר על מעסיקים להפלות מועמדים או עובדים על בסיס רשימת קריטריונים סגורה, אשר כלולים בסעיף 2א לחוק.

בתי המשפט בישראל כבר פסקו כי אם מנהל שואל שאלה הנוגעת לאחד מהקריטריונים הללו ולא מגייס את המועמד, ייתכן שהוא ייתפס כמפלה, גם אם לא התכוון לכך במודע. לכן, מומלץ להימנע משאלות הנוגעות לנושאים אלו כדי להבטיח תהליך גיוס הוגן וכדי למנוע חשיפה משפטית.

הרשימה הסגורה של חוק שוויון הזדמנויות בעבודה כוללת את הקריטריונים הבאים, עליהם אסור לשאול במהלך ראיונות העבודה:

אסור לשאול מועמדים על הפרופיל הצבאי שלהם או על שירות המילואים שלהם, אסור לשאול על דתם או השתייכות לקבוצה דתית מסוימת, אסור לשאול על לאום, על גזע או על המשתמע מהם, אין לשאול על ארץ מוצא, אסור לשאול על השקפה פוליטית או השתייכות למפלגה כלשהי, אסור לשאול שאלות על מין, מגדר, נטיות מיניות וכיוצא בזאת, כמו גם שאלות על הורות, הריון, טיפולי פוריות והפריה, כמו כן אסור לשאול שאלות על גילו של המועמד, מקום מגוריו או מצבו האישי (רווק, נשוי, גרוש וכיו"ב).

מה ההשלכות של תהליך גיוס לא מקצועי?

תהליך גיוס שאינו מקצועי או שאינו מותאם לתרבות הארגונית יכול לפגוע במעסיק במגוון דרכים משמעותיות:

1. חוויית מועמד שלילית: מועמדים שמקבלים יחס לא הוגן, מענה איטי או לא ברור, או שנשאלים שאלות שאינן רלוונטיות (או אף אסורות) עלולים לצאת מהתהליך בתחושת תסכול. כיום, מועמדים רבים משתפים את חוויותיהם ברשתות חברתיות, בפורומים או עם חברים, על אחת כמה וכמה בענף כמו שלנו, בו כולם מכירים את כולם. חוויית מועמד שלילית יכולה להוביל לביקורות שליליות על הארגון, שמשפיעות ישירות על מיתוג המעסיק.

2. פגיעה באמון המועמדים והעובדים: כאשר המועמדים מזהים חוסר שקיפות, חוסר מקצועיות או אפליה בתהליך הגיוס, הם עשויים לאבד אמון בארגון. חוסר אמון זה אינו מוגבל רק למועמדים - גם עובדים קיימים עלולים להרגיש פחות מחויבים לארגון אם הם רואים שמועמדים אחרים לא מקבלים יחס הוגן.

3. פספוס מועמדים מוכשרים: מועמדים מוכשרים ומנוסים במיוחד מחפשים לא רק תנאים טובים ושכר הולם, אלא גם ארגון שמכבד אותם, את ערכיהם ואת זמנם ומספק חוויית מועמד נעימה. אם תהליך הגיוס אינו מקצועי, ארוך מדי, או כולל שאלות לא רלוונטיות, המועמדים האיכותיים עלולים לוותר ולעבור לחברות אחרות. דבר זה עלול לגרום לארגון לאבד כישרונות שהיו יכולים לתרום רבות לצמיחתו.

4. השלכות משפטיות ותדמיתיות: שאלות לא חוקיות בראיון עבודה עלולות להוביל לתביעות משפטיות על רקע אפליה. מקרה כזה עלול לא רק לעלות לארגון הרבה כסף, אלא גם לפגוע בתדמית הציבורית שלו. ברגע שהארגון נתפס כמעסיק שמפר את החוק, קשה לשקם את המוניטין ולשכנע מועמדים חדשים להצטרף.

5. בזבוז משאבים וכסף: תהליך גיוס שאינו מתבצע כראוי עלול לגרום להעסקת עובדים לא מתאימים. גיוס לא נכון מוביל לעזיבה מהירה, חוסר שביעות רצון, פגיעה בפרודוקטיביות ובמורל הצוות, ובסופו של דבר, דורש חיפוש מחדש של עובדים חדשים. זהו תהליך יקר מאוד שגורם לבזבוז משאבים פעמיים – פעם על הגיוס הלא מוצלח, ופעם על מציאת עובד מחליף.

6. תדמית של חוסר מקצועיות: כאשר תהליך הגיוס אינו מנוהל באופן מקצועי – למשל, אם יש תקשורת לא עקבית, ראיונות לא מאורגנים, או חוסר בהירות בדרישות התפקיד – זה עלול להצטייר כחוסר מקצועיות של הארגון כולו. מועמדים עלולים לחשוב שאם כך מתנהל המנהל המקצועי או מחלקת הגיוס, ייתכן שכך מתנהלות גם מחלקות אחרות בארגון.

7. השפעה שלילית על חוויית הלקוח: מועמדים יכולים להיות גם לקוחות של הארגון. אם הם חווים חוויה שלילית בתהליך הגיוס, ייתכן שהם יחליטו להפסיק להשתמש במוצרים או בשירותים של החברה. חוויית מועמד גרועה יכולה להשפיע באופן ישיר על תדמית החברה גם בקרב הלקוחות הפוטנציאליים והקיימים.

אז אחרי שהבנו מה אסור לשאול ומה ההשלכות של תהליך לא-מקצועי, מה כן מומלץ לעשות במהלך הראיון?

תהליך הגיוס צריך להיות ממוקד בכישורים, ניסיון והתאמה לתפקיד, ולא במידע אישי שעלול ליצור הטיות לא רצויות. בתהליך גיוס נכון ואפקטיבי חשוב להתמקד בכישורים ובניסיון המקצועי של המועמד/ת. יאנה ג'ילט, מומחית לתהליכי גיוס ומנהלת צוות הגיוס בקבוצת CivilEng ריכזה עבורנו מספר המלצות לניהול התהליך ולשאלות שמותר ורצוי לשאול במהלך הראיון:

1. תיאור מדויק של דרישות התפקיד: מומלץ להתחיל את הראיון בתיאור מדויק של התפקיד ושל החברה וחשוב מאוד להציג למועמד/ת את דרישות התפקיד באופן מפורט וברור, כולל תנאי העבודה - שעות, מיקום, משמרות, ואופי העבודה. זה מאפשר למועמד להעריך אם הוא מתאים לתפקיד ומסייע למנהל לבחון את התאמתו.
2. שאלה מרכזית אחת:  לאחר תיאור התפקיד, שאלו את המועמד/ת שאלה פשוטה: "האם תנאי התפקיד מתאימים לך?" זהו המידע החשוב ביותר שעליכם לדעת בהקשר הזה, והמועמד/ת יוכל/תוכל להחליט בעצמו/ה אם התפקיד מתאים לו/ה בהתחשב במצבו/ה האישי.
3. ראיון התנהגותי-מצבי: על מנת לקבל בדרך עקיפה תשובות לשאלות שאסור לשאול מומלץ להשתמש בראיון התנהגותי-מצבי, סוג הראיון הזה מתמקד בהתנהגות העבר של המועמד/ת במצבים דומים לאלו שייתקל בהם בתפקיד הנוכחי. לדוגמה, אם בעקבות שאלה שלנו על התנהגותו בסיטואציות מסוימות המועמד/ת משתפ/ת על חוויותו הצבאיות, זה יכול לשפוך אור על כישוריו/ה המקצועיים, מבלי להיכנס לנושאים רגישים כמו פרופיל צבאי או מצב משפחתי.

מעבר לכך, ישנן שיטות נוספות לשפר את מיומנותם של המנהלים המקצועיים בנושא, לצורך שמירה על תהליך גיוס הוגן, מקצועי ואפקטיבי:

• הכשרה למנהלים בתחום: הכשרת המנהלים המקצועיים לשימוש בכלים נכונים לניהול ראיונות יכולה למנוע בעיות רבות. המנהלים צריכים להבין את החוק, להכיר את השאלות האסורות ולהתמקד בשאלות מקצועיות שיבחנו את התאמת המועמד לתפקיד. במספר סדנאות שקיימנו ב-CivilEng לארגונים בענף צפו ועלו פערי ידע עצומים של מנהלים מקצועיים, והלמידה והתרגול הסדנאי סייעו לעשות סדר בבלגאן.
• שימוש בתסריטים מוכנים: שיטה נוספת היא בנייה של תסריט שיחה מקצועי לראיונות, הכולל את כל שלבי הראיון, משלב הצגת המשרה והחברה ועד שלב השאלות, תוך מיקוד בשאלות מותרות ורלוונטיות בלבד. שיטה זו יכולה לעזור למנהלים להימנע משאלות לא חוקיות ולהתרכז במה שחשוב באמת.
• הקלטת ראיונות (בהסכמה): במידה והארגון מקבל את הסכמת המועמדים, הקלטת הראיונות יכולה לשמש ככלי לבקרה על איכות הראיונות ולמניעת בעיות משפטיות.

בניית תהליכי שיתוף פעולה בין צוות הגיוס והמנהלים המקצועיים

באופן כללי, גיוס מוצלח דורש הבנה מעמיקה של הצרכים והדרישות של הצוות, שיתוף פעולה מתמשך ובניית אמון בין המנהלים למגייסים כדי להבטיח גיוס של מועמדים מתאימים.

שיתוף הפעולה בין מנהלי ואנשי גיוס והמנהלים המקצועיים במהלך תהליך הגיוס הוא חשוב מאין כמותו. המנהלים והמגייסים צריכים לעבוד יחד מהשלב הראשון של פתיחת המשרה ועד לסיום התהליך כדי להבטיח גיוס מוצלח. יאנה ג'ילט, מנהלת צוות הגיוס בקבוצת CivilEng ממליצה על השלבים הנכונים להתנהלות המשותפת:

1. השלב ההתחלתי: תהליך הגיוס מתחיל עם בפגישת תיאום ציפיות (kickoff) שמטרתה לגבש הבנה משותפת של הצדדים לגבי אופי המשרה, לקבוע מהם הקריטריונים הנדרשים לה ולהבין מיהו המועמד האידיאלי ומה נדרש ממנו. שלב זה הינו שלב קריטי לצורך המשך תהליך יעיל.

2. סינון מועמדים: על הצוות לבנות תהליך המוסכם על הצדדים במסגרתו המגייסים מבצעים סינון ראשוני של קורות חיים – יחד עם המנהל המקצועי או בלעדיו, ומשוחחים עם המועמדים כדי לתאם ציפיות טרם זימונם לראיונות פרונטליים עם המנהלים.

3. ראיון עבודה: תהליך הראיונות כולל ראיונות מקצועיים כמו גם ראיונות שמטרתם לבחון את התאמת המועמד לחברה, לד.נ.א הארגוני ולתרבות הארגונית על מנת להבטיח תהליך השתלבות מוצלח של המגוייס. מומלץ לחלק את האחריות על הראיונות כך שמנהלת הגיוס תקיים את ראיון בדיקת ההתאמה לארגון והמנהל המקצועי ינהל את הראיון המקצועי.

4. שיתוף פעולה רציף: לאורך כל התהליך, המנהלים והמגייסים צריכים לשמור על קשר פתוח, להתעדכן ולהעביר חוות דעת, ולשתף פעולה כדי לתקן בעיות שעולות ולבצע שינויים לפי הצורך.

5. למידה משותפת: לאחר סיום תהליך הגיוס, מומלץ וחשוב לעבור על התהליך, להסיק מסקנות וללמוד מההצלחות ומהכישלונות, ולהפיק לקחים על מנת לשפר תהליכים לעתיד.

לסיכום, תהליך גיוס מוצלח צריך להיות מקצועי, שקוף, והוגן – גם על מנת להימנע מלעבור על החוק, גם כדי למשוך כישרונות איכותיים וגם כדי לשמור על מיתוג חיובי של המעסיק. בהצלחה