אכלוס מוצלח: 6 דגשים להליך קבלת טופס 4

מה אומר לכם צמד המילים "טופס 4"? או "אישור אכלוס"?

צמד המילים הזה מוכר להרבה מאוד אנשים, גם מחוץ לענף הבנייה, כשברוב המקרים הדבר הראשון שעולה לראש ששומעים אותן הוא לתפוס את הראש בבהלה ולשקוע במחשבות על בירוקרטיה, על משימה בלתי אפשרית, ועוד.

הליך זה מלווה כל פרויקט בינוי הנדרש לקבל אישורי רשויות באישור לחיבור תשתיות ואישור אכלוס. מדד לחשיבות התהליך, ניתן למצוא בהתמחות של בעלי מקצוע שמתפרנסים בכבוד ומרוויחים את לחמם במתן שירות של ליווי יזמים וקבלנים בקבלת טופס 4. זאת בהחלט התמחות אשר נמצאת בנתיב הקריטי של אכלוס הפרויקט.

אחד הדברים החשובים מניסיוני הוא ההכרה שהליך הטיפול באישור אכלוס מתחיל בקבלת היתר בנייה. בשלב זה, מתקבלת מהוועדה המקומית רשימת הדרישות לקבלת אישור אכלוס. חלק מהדרישות מופיע כבר בתכנון להיתר וחלקן אף מצריכות השלמת תכנון והקפדה בביצוע, על מנת לאפשר קבלת אישור זה או אחר.

הנה כמה דגשים שחשוב להתייחס אליהם בעת התייחסות לנושא אישור האכלוס:

חלוקת אחריות – במסמכי הסכם. חלוקת האחריות בהשלמת הליך וקבלת אישור האכלוס צריכה להקבע במסמכי ההסכם בין היזם לקבלן הביצוע. עד שלא הוסכם על העברת האחריות לקבלן הראשי, היא נמצאת אצל היזם. ועדיין, גם אם הוסכם על העברת האחריות לקבלן הראשי, המוטיבציה של היזם בקבלת אישור אכלוס נשמרת במפלס גבוה ועל כן, נכון שיעזור לקבלן הראשי בהשלמת התהליך ככל שהוא יכול.

זהו חלק מהתפקיד. מנהל הפרויקט ו/או המפקח (תלוי בהגדרה של בעל התפקיד) מחויב להשלמת הפרויקט מעצם תפקידו. נכון יהיה לרכז את הדרישות משלב הרישוי, להכיר אותן ולהכין את השטח למילוי הדרישות ביחד עם הקבלן הראשי והיזם. הטלת הטיפול בבלעדיות על הקבלן הראשי אינה נכונה ואינה מקצועית ואין יש להתייחס לכך כמטלה הדומה להזמנת בטון ליציקה. זאת המטרה המשותפת של כל המעורבים בפרויקט - להשלים אותו ולמסור אותו ללקוחות, שהם משתמשי הפרויקט. 

כדאי לטפל באישור כבר מפתיחת האתר. יצליח היזם שידאג לטיפול באישור האכלוס משלב פתיחת האתר. שמירה ותיעוד של כל תעודת מעבדה, פינוי פסולת, יציקות בטון ובדיקת שרברבות מתחת ליסודות הבניין, הם תנאי להשלמת בדיקות מעבדה כעבור מספר רב של חודשים. היעדר התעודות יצריך מחשבה יצירתית ביותר כדי להתגבר על מכשול זה. עם השלמת שלד המבנה, מומלץ לשלב את הטיפול באישור האכלוס בנייהול הצמוד של הפרויקט, בישיבות הביצוע ובגאנט לוחות הזמנים.

חלקו את הדרישות. את הדרישות לקבלת התהליך, נכון לחלק בין הטיפול בדרישות של גורמי חוץ – גורמים החיצוניים לרשות המקומית (לדוגמא שרותי כבאות, רשות מוסמכת להג"א וכד') מצד אחד, לבין דרישות של גורמי פנים – מחלקות ובעלי תפקידים ברשות המקומית, מחלקת פיקוח על הבנייה, דרכים. GIS וכד'). לכל גורם מאשר יש רשימת תיוג שכוללת לעיתים גם בדיקות מעבדה חיצונית. הדוגמא המיידית היא הדרישות למילוי לקבלת אישור שירותי כבאות וכמות בדיקות המעבדה שנדרש להגיש על מנת לקבל את אישורם. טבלת אקסל, הכוללת עמודות ושורות לפי גורם, דרישות קדם, דרישות רישוי. השלמת דרישה ותנאים מוקדמים תעזור לנהל את הפעילויות לקראת מילוי הדרישות של כל גורם וגורם.

שלבו גורם חיצוני שילווה את התהליך. שילוב של גורם חיצוני המטפל בליווי התהליך, תגרום לכל בעלי המקצוע להתכוונן ולהירתם למילוי הדרישות בתהליך. גורם שכזה גם חוסך זמן בהגעה למשרדי הרשויות השונות והמתנה לנציג כזה או אחר - מניסיון, שעות עבודה רבות. אך גם גורם חיצוני לא קוסם ולא יוכל להשלים את הדרישות בתיק, במידה ולא יספקו לו אנשי הביצוע וההנדסה את המסמכים על השלמת דרישות. 

התחשבו בזמן בשנה. עונות השנה משפיעות על משך השלמת התהליך. בחגי תשרי, בפסח ובאביב, או בחודש אוגוסט, יוצאים עובדים רבים - במגזר הציבורי, יועצים ומתכננים וגם בעלי מקצוע – לחופשה, כך שהדברים מתמשכים יותר זמן בשל כך. כמו כן, ההמתנה לאחר בדיקה ועד קבלת התעודה/ האישור בכתב, היא משמעותית בסוף הפרויקט כך שכדאי לקחת זמנים אלו בחשבון. גם המתנה בכישלון של ביקורת או בדיקה מסוימת זורקת לרוב את הזמנים בביצוע ביקורת חוזרת בשבוע עד שבועיים לפחות, גם אם הקבלן השלים באותו היום את הליקויים.

לכל פרויקט יש את התנאים שלו, כל רשות עם האנשים והמדיניות שלה ולפעמים פרויקט דומה ברשות מקומית אחרת יכול להיות אחר מן היסוד. זכרו זאת.