חושבים שאתם יודעים לנהל מו״מ? תחשבו שוב!

עו"ד ונסה סיימן, מומחית לניהול משא ומתן בכלל ובענף הבנייה בפרט, מצביעה בראיון ל-CivilEng על הטעויות הנפוצות שמנהלים עושים בתהליכי המשא ומתן ומציעה מספר עצות זהב למשא ומתן מוצלח.

"הטעות הנפוצה ביותר היא לחבר משא ומתן ישירות לכסף" אומרת לי ונסה בתחילת השיחה, "השיח אינו קשור אך ורק למסחר". "כמו כן, לא מדובר במיומנות של אדם. כולנו מנהלים משא ומתן כל יום וכמעט בכל שיח שלנו מול הסביבה" היא מוסיפה.

משא ומתן הוא החיים של ונסה סיימן כבר שנים רבות. היא עו"ד ויועצת מומחית למשא ומתן למנהלים. היא בעלים של חברה ליעוץ בתחום ונמצאת בעיצומם של לימודי דוקטורט בנושא "מהו משא ומתן טוב". אה, והיא גם מלמדת מנהלים מענף הבנייה לנהל משא ומתן במסגרת הקורס אותו היא מנהלת ומעבירה ב-CivilEng Academy. "תופתעו לשמוע כמה טעויות כולנו עושים בניהול משא ומתן, על אחת כמה וכמה בענף הבנייה – בתוך הארגון ומול ספקים וקבלנים שלנו" היא אומרת.

ונסה סיימן , בוגרת הארוורד ובעלת ניסיון של מעל 20 שנה בתחום ניהול מו״מ ויעוץ למנהלים.

אז ישבנו לשיחת עומק עם ונסה כדי להבין מהו בעצם משא ומתן טוב ואיך מנהלים את התהליך בצורה אפקטיבית. משא ומתן למעשה, הינו דו שיח שאינו קשור אך ורק למסחר. התהליך יכלול הסכמה או הכרעה בסופו, כאשר השאיפה באופן מסורתי היא להגיע ל-Win-Win המיוחל שיסגור את העסקה.

"משא ומתן מורכב למעשה מחמישה עמודי תווך קונסטרוקטיביים", מסבירה ונסה, "שתופתעו לגלות עד כמה הם מזכירים את המבנים שאתם בונים". אז מהם אותם עמודי תווך?

הגורם האנושי

לפני הכל אנחנו אנשים. נשים וגברים. המגדר גם הוא נכנס כאן לתמונה ומשפיע לכאן או לכאן על הצורה שבה נישא וניתן. יש לפסיכולוגיה של התרבות האנושית השפעה על התהליך וחלק גדול מכך הוא מרכיב הרגש שלנו בתהליך. מי אני ומה אני מביא לשולחן? מול מי אני עומד וכיצד אני מתנהל מולו? האם אני מכניס רגש או שאני משתמש במהות שלי כגבר או אשה ככלי עזר בתהליך?

המימד המבני. התשתית – יסוד הכח

מאזן הכוחות בשולחן , מה מביא עמו כל צד לשולחן – יש לכך השפעה אדירה על תהליך המו״מ. אם אני מול פועל ישירות הצד השני או שישנו מתווך מטעמי – כל שינוי בסוג הדיאלוג משנה את מאזן הכוחות. מהי יכולת השכנוע שלי? האם אני כקבלן מנהל מו"מ מול ספק אחד או מול 100?  לא תמיד הסיפור מורכב משני צדדים בלבד.

אסטרטגיה וטקטיקה

תהליך משא ומתן יכול להיות מורכב מפגישה בודדת או מספר פגישות , לכל סוג תהליך יש יתרונות וחסרונות והאסטרטגיה שלנו תשתנה בהתאם לסוג התהליך. במשא ומתן המורכב ממספר פגישות ישנו תהליך של עיבוד נתונים , זמן חשיבה והבאת תוצאות סופיות לשולחן. במשא ומתן מהסוג הזה נוכל בעצם להבין מהי הטקטיקה של הצד השני ולהתנהל נכון מולו.

מימד הזמן

נהוג לחשוב שהמו״מ מסתיים ברגע שלחצנו ידיים וחתמנו על ההסכם. זוהי למעשה טעות נפוצה נוספת. מרגע החתימה מול המזמין ועד לרגע הביצוע והבניה בפועל ישנו עולם ומלואו ומתקיימים תהליכים נוספים של מו״מ. אמנם חתמנו על הפרויקט החדש אבל נראה כי נפתחות בפנינו אפשרויות נוספות ורבות להמשך התהליך , כמו מקרים בלתי צפויים או כוח עליון שיגרמו לנו להיכנס מחדש לתהליך של מו״מ. היו מוכנים לכך.

מערכות יחסים

כמו בכל תהליך, בסופו של דבר הכל יחסים. ניהול מו״מ יכול להתקיים בראיה ארוכה או קצרת טווח - האם אני מנהל מו״מ מול בן משפחה? זוהי מערכת יחסים ארוכת טווח ומורכבת שתשפיע רבות על אופן ההתנהלות שלי, לעומת ניהול מו״מ עם קבלן שאני מאוכזב מעבודתו וככל הנראה לא ארצה לעבוד עמו בהמשך – זוהי מערכת יחסים קצרת טווח שתשפיע על התנהלותי ועל ראייתי הכוללת על התוצאה.

במה שונה משא ומתן בענף הבנייה ממשאים ומתנים אחרים ומה הן נקודות התורפה שלנו?

״בענף הבנייה לדוגמא, מנהל פרויקט טוב מנהל את המתחים נכון כדי להביא לתוצאה טובה תוך שמירה על מערכת היחסים מול הקבלן/המזמין״ , מחדדת ונסה  ״יש לנהל את המתח בין ההסכמות לבין היישום של העבודה בפועל הכולל פערים״. הפערים תמיד יהיו, זהו המשכו של תהליך המו״מ. הוא תמיד ינכח לאורך כל חיי הפרויקט.

״שימו לב , כי מערכות יחסים אישיות פוגעות במערכות יחסים מקצועיות – מה שישפיע על המו״מ שננהל מול אותו גורם היום או מחר״ - מסכימים? מוכר לכם? זוהי טעות נפוצה נוספת. הנחמדות שלנו עלולה לעלות לנו ביוקר.

״עולם הבנייה והתרבות הישראלית חלשה בהכנה למו״מ״ מסבירה ונסה - ״הענף שלנו יצרי מאוד, לכן מערכות יחסים משפיעות רבות על המו״מ . באופן טבעי ישנם רגשות וישנם קשרים בתוך הענף. התרבות הינה שונה , כי מדובר בחומר אנושי מסוג ייחודי ולכן כללי המשחק הם אחרים. הגמישות תנוהל מעט על ידי הרגש. קבלת החלטות ואף פשרות , גם הן יכולות לקרות בשל ניהול רגשי , מאחר וקיים היצר.״

איזה עצות היית יכולה להציע כדי שננהל את התהליך טוב יותר?

״אין תבנית לתהליך. הכנסת התהליך לתבנית פוגעת בדרך בה אתה חושב מקצועית בשלב ניהול המשא ומתן ״

״לא לפחד לשאול שאלות. לפעמים אנחנו טועים לחשוב כי שאילת שאלות בשולחן המו״מ תחליש אותנו ונצטייר כצד שאינו מבין ועלול להיפגע מהתוצאה הסופית. זוהי הנחה שגויה״

״יש לנהל את המו״מ אינסטרומנטלית לצרכי הפרויקט, לצרכי הסביבה ולנהוג עפ״י המדדים של הארגון בו אני עובד. ההחלטה הסופית תתבצע על בסיס פרמטרים קיימים, ואת זה אסור לנו לשכוח״

ונסה סיימן הינה המנהלת המקצועית ומרצה בקורס ניהול משא ומתן למנהלים בענף הבנייה ב-CivilEng Academy. מעוניינים לרכוש כלים מקצועיים לניהול משא ומתן מקצועי?

לפרטים ולהרשמה לקורס ניהול משא ומתן למנהלים בענף הבנייה