החוש השישי: עבודה ביום שישי בראי ניהול לוחות זמנים
חברות רבות בענף הבנייה עובדות בימי שישי. באתרים רבים מקיימים פעילות ושבוע עבודה סדיר כולל גם עבודה בשישי. אך איך הדבר משפיע על ניהול לוח הזמנים של הפרויקט? האם יום שישי הוא יום עבודה שלם? חלקי? ומה המשמעות של אי עבודה ביום זה?
כשאנחנו באים לכתוב את לוח הזמנים, צריך לבחון היטב את הפרטים. בהגדרות ברירת המחדל של כל תוכנות לוחות הזמנים בארץ, יום שישי אינו מוגדר כיום עבודה. אם רוצים לשנות זאת, יש לכך השפעה רבה על אופן כתיבת לוח הזמנים. לכן, בואו נבחן שלושה מצבים: ביום שישי עובדים יום מלא, עובדים יום חלקי או שלא עובדים כלל.
יום עבודה מלא:
אם עובדים ביום שישי יום עבודה מלא, בדיוק כמו בימי החול, אזי צריך לשנות את יום שישי ליום עבודה מלא, עם אותן שעות עבודה כפי שמוגדר בימי החול. יש לשנות את הפרטים ב"אפשרויות" – שעות העבודה בשבוע גדלות וגם ימי העבודה בחודש. אם הוספתם 8 שעות עבודה (8-12, 13-17, כפי שמוגדר בברירת המחדל בימי החול), אז יש עכשיו 48 שעות בשבוע, ו-25 ימי עבודה בחודש. על פי רוב, זהו אינו המצב בענף הבנייה והתשתיות.
יום חלקי:
זהו מצב מוכר בענף הבנייה. אם נבחן את ההספק ביום שישי, נמצא כי במקרה הטוב, מדובר במקבילה של חצי יום עבודה. ומה עושים עורכי לוחות הזמנים? יש המגדירים את יום שישי כיום עבודה עם 5 שעות עבודה (8-13), יש כאלה עם 6 שעות עבודה (8-14) וכמובן שקיימות אינספור אפשרויות אחרות.
נניח שהגדרנו בלוח השנה הכללי, שבימי שישי יש 5 שעות עבודה, 8:00-13:00, חשוב להסתכל ולהבין מה קורה בתוכנה. למשל, כשמסתכלים על תוכנת ניהול לוחות הזמנים - במקרה זה Project - אם הגדרנו פעילות א' שהמשך שלה הוא 6 ימי עבודה, והיא מתחילה ביום ראשון, אזי התוכנה "אומרת" לעצמה: 6 ימי עבודה, 8 שעות עבודה ביום, כלומר, צריך למקם 48 שעות עבודה עבור הפעילות הזו. (התוכנה עובדת בדקות, אך לשם ההסבר נשאר ברזולוציית שעות). לכן, נציב את הפעילות הזו מיום ראשון בשעה 8:00. עד יום חמישי בשעה 17:00 יש 40 שעות. ועכשיו נותרו להצבה עוד 8. ביום שישי יש לנו 5 שעות, כך שאת ה-3 האחרונות נשים ביום ראשון שלאחריו, משעה 8:00 עד 11:00. והנה הבעיה נפתרה. האמנם?
הפעילות הבאה, פעילות ב', תוצב מיד לאחר פעילות א', מיום ראשון בשעה 11:00 ונניח שגם היא נמשכת 6 ימים. התוכנה תציב אותה מיום ראשון ב- 11:00, 48 שעות, עד יום ראשון לאחר מכן ב- 15:00.
הפעילות הבאה תתחיל ביום ראשון ב-15:00. אבל האם ראיתם אי פעם פעילות שמתחילה בשעה 15:00? מעטים ביננו באמת יתחילו פעילות ב- 15:00 כשאו-טו-טו היום נגמר. רובנו נגיד לעצמנו שנתחיל למחרת על הבוקר. בדיוק באופן זה נוצר איחור מובנה בלוח הזמנים! אם כל שבוע נדחה את הפעילות רק בכמה שעות – על פני פרויקט של כמה שבועות/חודשים/שנים – זה יוצר איחור של ימים/שבועות.
נשמע מאתגר, נכון? הירשמו לקורס ניהול לוחות זמנים של CivilEng והכירו לעומק את תכנת ה-MS Project.
ומה הפתרון?
להשאיר את יום שישי כיום ללא עבודה. אם בשטח עובדים – אזי לוח הזמנים מייצג מצב בו את כל מה שלא הספקנו לעשות בימי החול, ננסה לסגור ביום שישי. מעיין "weekly buffer", מרווח שבועי, קטן - בדגש על קטן. במצב זה, שבוע עבודה מכיל חמישה ימים. 10 ימי עבודה = שבועיים. שבוע וחצי – יהיה 7 ימים או 8 ימים, תלוי בנו. פעילות מתחילה בבוקר ומסתיימת בסיום יום.
אז איפה הבעיה? הבעיה מתחילה בפרויקטים שבהם רוצים לתזמן פעילויות יותר מהזמן הקיים – בהם מגדירים גם את יום שישי כיום עבודה או עבודה חלקית – כדי לנסות להראות בלוח הזמנים ש"נספיק לבצע את הפרויקט". אם קיבלתם לוח זמנים שבו יום שישי מוגדר כיום עבודה, חלקי או מלא, וכל הפעילויות מוגדרות בימים (לא בשבועות, לא בחודשים…), הדליקו נורת אזהרה.
אם יש בלוח הזמנים פעילויות שמתחילות בכל מיני שעות בשעות היום, הסיבה פעמים רבות תהיה נעוצה ביום שישי שהוא חלק מיום עבודה מלא. גם כאן, הדליקו נורת אזהרה.
נורת האזהרה אמורה להזהיר כי הסיכוי לסיים את הפרויקט בזמן המתוכנן, כפי שרשום בלוח הזמנים, אינו גדול.
הגדירו לוח זמנים אמיתי
ההמלצה שלי – ימי שישי וערבי חג אינם ימי עבודה. אם אתם ממש חייבים להגדיר אותם כימי עבודה – תעשו אותם בדיוק חצי יום מיום חול. לא 5/8 או 6/8. זכרו – המטרה היא להגדיר לוח זמנים שאפשר באמת לעמוד בו.
