"מנהל התכנון הוא הסנטר של הפרויקט" - על האתגר והעדר השגרה בתפקיד

בעבר, ניהול התכנון של הפרויקט "נפל" בלית ברירה בחיקו של מנהל הפרויקט, האדריכל או שהעבודה התחלקה בין מספר גורמים. כך, ניהול התכנון של הפרויקט היה משני בחשיבותו עבור כל מי שעסק בו. אופן עבודה שכזה יוצר פערים, עיכובים, קצרים בתיאום ועוד. בשנים האחרונות תפקיד מנהל התכנון הולך ותופס מקום קריטי ביותר ויותר פרויקטים וחברות והביקוש למנהלי תכנון רק הולך ועולה.

אבל מה בדיוק נמצא תחת אחריותו של מנהל תכנון? מהם תחומי האחריות שלו? שוחחנו עם שני מנהלי תכנון מחברת AM הנדסה וניהול פרויקטים כדי להכיר טוב יותר את התפקיד.

מיידן גני, ראש תחום תכנון במשרד הינו בוגר לימודי אדריכלות באוניברסיטת ת"א, וכבר מילא תפקידי ניהול פרויקטים רבים ב-14 שנותיו בענף. סיגל גיא למדה הנדסה אזרחית BSc במסלולים ניהול בנייה ותחבורה. עובדת 12 שנה בחברות ניהול פרויקטים וניהלה תכנון פרויקטים מסוגים שונים.

מה תפקידו של מנהל התכנון?

מיידן פותח בהסבר: "בגדול וכשאני מזקק את זה למשפט אחד: אספקת תוכניות מושלמות לביצוע. כאשר אנחנו פורטים את זה למשימות, אנחנו מדברים על אלפי משימות קטנות שמתחברות לתהליך אחד ארוך שסופו הוא אותן תוכניות מושלמות לביצוע וכמובן אספקתן בזמן הנדרש בהתאם לשלבי ביצוע הפרויקט. בנוסף לזה אנחנו אחראים על כל נושא הרישוי, כשבמדינת ישראל זה נושא מורכב מאוד, וכן לכל ההתקשרויות של המזמין עם המתכננים והקבלנים, לרבות הוצאת מכרזים."

סיגל מוסיפה את הפירוט שלה: "מנהל התכנון פוגש ביזם הפרויקט עם הרצון והרעיון לבנות ומוביל אותו ליעד באמצעות מתודולוגיות ניהול ויכולת הנעת תהליכים ואנשים, הרכבת צוות הפרויקט, תכנון לוחות הזמנים, ניהול שוטף של צוות היועצים בכל שלבי התכנון השונים תוך קבלת החלטות תכנוניות במהלך הדרך, סיכום מתווה הרישוי וקידום תהליך קבלת היתר/י הבנייה של הפרויקט, הפקת מכרזים תוך המלצה על מתווה המכרזים הכדאי, ניהול מו"מ עם הקבלנים ובחירת הקבלן/ים של הפרויקט.

מיידן אוהב את העובדה שאין שגרה בעבודה שלו וכל יום מציג בפניו אתגרים שונים, והתנהלות דינאמית שמושפעת ממספר רב של משתנים וביניהם עבודה מול יזמים, מתכננים, עיריות ורשויות, קבלנים ועוד. התפקיד מאפשר לו לחוות את הפרויקט מכל הכיוונים ולעדותו בכל יום לומדים בתפקיד משהו חדש. "תמיד יש שיטה, מערכת חדשה, מבנה חדש, טכנולוגיה חדשה שאנחנו לומדים. גם התפיסות התכנוניות השונות בין מתכננים שונים בארץ מלמדת אותנו שיטות מגוונות לביצוע ותכנון של פרויקטים." "תהליך התכנון הוא חי ונושם לכל אורך חיי הפרויקט" מסבירה סיגל, "כל יום טומן בחובו אתגרים ולבטים חדשים. אין שגרה קבועה. היום שלי מורכב מפגישות עם יועצים, יזמים, בניית תוכניות עבודה, מחשבה מתמדת על הצעד הבא, פתרון סוגיות תכנוניות/סטטוטוריות וקבלת החלטות".

(מימין לשמאל) סיגל גיא ומיידן גני: מנהל התכנון הוא הסנטר של הפרויקט

כיצד משתלב מנהל התכנון במהלך חיי הפרויקט?

"מנהל התכנון הוא הסנטר של הפרויקט וזה ממש לא קלישאה. למנהל התכנון יש את הראייה הרחבה ביותר על הפרויקט והוא מכיר אותו על כל האספקטים השונים שלו. בשנים האחרונות, כאשר הפרויקטים הופכים להיות מורכבים יותר וצוות התכנון גדל, כך גם חשיבותו של מנהל התכנון, כמחולל הראשי, עולה. לאורך חיי הפרויקט, החל מהדף הלבן ועד מסירתה של אחרונת תוכניות הביצוע, למנהל התכנון חשיבות מכרעת."

סיגל מסבירה שמנהל תכנון טוב לא מלווה את דרכו של הפרויקט אלא מתווה אותה, מקדם פעולות ומוודא שיתקבלו התוצרים הנדרשים בכל שלב של הפרויקט בכפוף ללוחות הזמנים, ומגדיר את הפתרונות המקצועיים הנדרשים תוך הסתמכות על ידע וניסיון.  סיגל גם מספרת שמנהל תכנון צריך למצוא פתרונות מתאימים לפרויקט הן בהחלטות תכנוניות על המבנה, הן בהתנהלות מול רשויות והן בגיבוש סדר ההחלטות והפעולות הנדרש וקידומן. אחד האתגרים מבחינתה הוא יצירת וניהול תקשורת נכונה מול כל המעורבים בפרויקט, בדגש על צוות היועצים וגיוסם לעבודה משותפת תוך בניית יחסי אמון וניתוב הגורמים השונים למקשה אחת שרואה לפניה את הצלחת הפרויקט כערך עליון.

מבחינת מיידן האתגרים רבים ומגוונים אך מעל כולם עומד הצורך לעמידה בלוחות זמנים וההתמודדות עם האנשים היות ומנהל תכנון עובד מול נציגי יזם, פקידים ברשויות, מתכננים ויועצים, דיירים ושוכרים ועוד. הוא מסכים עם סיגל שאחת ההתמודדויות העיקריות בפן הזה הוא ההכרח להניע את כל הגורמים הללו לעבודה משותפת.

להניע את כל הגורמים לעבודה משותפת. ישיבת עבודה ב-AM הנדסה

ולא פעם יש מנהל תכנון מצד היזם ומנהל תכנון מצד חברת הניהול. יש פה התנגשות?

"בגדול, המטרה זהה, אבל הראייה הרחבה שיש לחברות ניהול עקב ניסיון מצטבר של עשרות ומאות פרויקטים נותנת יתרון לחברות ניהול מקצועיות שמנהלות את התכנון. אומר גני אבל מוסיף הסתייגות, "מצד שני, מנהל תכנון של היזם מכיר את דרישותיו ורצונותיו בצורה הכי טובה ויכול לשקף מדיניות ברורה מול צוות התכנון. גם חברות ניהול פרויקט, שזאת משרת אמון לכל דבר ועניין ביחסי יזם-מנהל פרויקט משקפות את מדיניות היזם."

את התיאום הנדרש משיגים בעיקר באמצעות כלים ושיטות, חלקם מוכרים וחלקם פנימיים שמפתחות חברות הניהול ע"ב ניסיון. איסוף מידע מפרויקטים שונים, שיח בין מנהלי התכנון ואנשי הביצוע, שימוש באמצעים טכנולוגיים דוגמת רחפנים וכמובן BIM.

"ה-BIM הוא Game Changer משמעותי שנכנס בשנים האחרונות לענף וזה בנוסף לטכנולוגיות שונות שמתלוות עליו לרבות פלטפורמות חיצוניות וממשקים נוספים" אומר מיידן, "העולם הזה יכול לעזור החל מהקו הראשון שבוצע בפרויקט ועד לשימוש שוטף של אנשי התחזוקה של הבניין במודל. כמובן שהעבודה בענן מידע שבו מתוכללים כל הנתונים של הפרויקט מסייעת למנהל התכנון להכיר את הפרויקט על בוריו."

סיגל מספרת שבתקופת הקורונה הזום יצר מהפך בתהליכי התכנון בארץ ברמה המוסדית-ממשלתית ובפרט בסינכרון בין כל הגורמים בצוות הפרויקט לרבות אל מול הרשויות. השימוש בזום היווה ייעול זמן עצום שחוסך שבועות, נסיעות על הכביש, ייעול תהליכים, יכולת להתכנס, לדון בדברים ולהגיע לפתרונות באופן מיידי.

עבודה כמנהל תכנון, מבהיר מיידן, יכולה גם להוות הכנה לתפקידים אחרים בהמשך הקריירה המקצועית. הניסיון המצטבר בניהול צוותי תכנון בונה אצל מנהל התכנון יכולת לנהל צוותים גדולים יותר ופרויקטים מורכבים יותר. בפרויקטים שכוללים מספר צוותי אדריכלים ומתכננים שעובדים על אותו הפרויקט עם ממשקים רבים ביניהם הניהול מורכב ודורש שליטה תכנונית ומקצועית גבוהה, כאשר המטרה היא ייצור הטרוגניות בין הצוותים לטובת הצלחת הפרויקט. ישנם גם מנהלי תכנון שמלווים פרויקטים בביצוע מול הקבלנים, נושא מורכב בפני עצמו. מנהל תכנון יכול להתקדם לתפקיד מנהל פרויקטים או לעבודה בחברות יזמיות בתפקידי ניהול שונים.

 הניסיון המצטבר בניהול צוותי תכנון בונה יכולת לנהל צוותים גדולים ופרויקטים מורכבים. בתמונה פרויקטים בניהול תכנון של AM הנדסה, מלמעלה למטה: D3 הדובדבן, קריית אונו (נעמה מליס אדריכלים), מתחם טויוטה, ראשל"צ (OKA אדריכלים), מעלה גיבורים, נשר (גיורא גור אדריכלים)

לסיום, ביקשנו ממיידן וסיגל כמה טיפים להצלחה בתפקיד:

1. לא לפחד.
2. להתבלט ולתפוס את העמדה הניהולית והמובילה של הפרויקט מול כל הגורמים.
3. ידע זה כוח - ככל ותשכיל ותלמד לבד ותרדוף אחרי הידע תוכל להוביל.
4. תהיה שותף לתהליך ולא מלווה של התהליך.
5. לא לשכוח שאתה איש אמון של היזם. וודא שאתה מרגיש שהצלחת הפרויקט חשובה לך בדיוק כפי שהיא חשובה לו.
6. לגעת בכמה שיותר פרויקטים מסוגים שונים.
7. ולסיום - זה נחמד להיות חשוב, אבל יותר חשוב להיות נחמד.