חשיבות הבקרה התקציבית בחברות בנייה

תחום הבקרה התקציבית הינו תחום שהתפתח וממשיך להתפתח בשנים האחרונות. המודעות והצורך בבקרה תקציבית הולכים ומתגברים עם הזמן. כל מי שעבד עם מנגנון נכון של בקרה תקציבית לא יכול לעבוד בלעדיו.

על מנת להבין את חשיבות הבקרה התקציבית והתרומה שלה לארגון, אפרט את מטרותיה.

מטרות הבקרה התקציבית:

1. הערכת אומדן לרווחיות הפרויקט בהתאם לגורמים המשתנים במהלך חיי הפרויקט.
2. כלי עזר למנהל הפרויקט.
3. שקיפות מלאה של מצב הפרויקט בפני הנהלת החברה.
4. הצפת בעיות במהלך ביצוע פרויקט, ובכך לאפשר למנהלים למצוא פתרונות לבעיות אלו ואף להביא לחסכון כספי.
5. סינרגיה ותיאום בין גופים שונים בארגון.
6. הפקת לקחים לעתיד ולמידה אילו סוגי פרויקטים לקחת, כיצד לתמחר.

כל הנ"ל ניתנים לביצוע רק במידה וקיים בארגון גיבוי מלא לבקרה התקציבית. ארגון שמנהליו אינם מבינים את החשיבות ואינם מגבים את תהליכי הבקרה לא יזכה ליהנות ולהרוויח מיתרונות הבקרה התקציבית.

אפרט על כל אחת ממטרות הבקרה הנ"ל:

1. הערכת אומדן לרווחיות הפרויקט

בכל חברה, פרויקט יוצא לדרך עם תקציב ראשוני המבוסס על הערכות הידועות בשלב המכרז ועל לוח הזמנים המבוסס על החוזה.
חיי פרויקט סטנדנרטי מתמשכים על פני שנתיים לפחות. פרויקטים גדולים ומורכבים נמשכים אף על פני מספר שנים.
בתקופת זמן כזו דברים רבים משתנים : לרוב אין עמידה בלוחות הזמנים, והבקרה צריכה לקחת זאת בחשבון על מנת לאמוד את העלויות הרלוונטיות ללו"ז, מחירים עולים ויורדים, קבלנים מתחלפים, חוקים נחקקים, תקנים משתנים, עובדים מתחלפים. כל אלו משפיעים על הפרויקט ועל העלויות שלו.
לכן, כאשר הפרויקט מתנהל יש לבחון שוב ושוב את מרכיבי העלויות השונים ולבדוק מהן הכמויות המעודכנות והמחירים המעודכנים, ולהתייחס אליהן בבניית אומדן מעודכן לרווחיות הפרויקט.
כיצד עושים זאת ?

• איסוף עלויות בפועל

הבקרה אוספת את כל העלויות הידועות לסוף חודש נתון על מנת לבצע חיתוך של עלויות לנקודת זמן מסויימת. העלויות הנאספות הן תעודות קבלה של חומר שנכנס לאתר, חשבונות מאושרים לקבלני משנה, שכר, אישור תשלום לכ"א, הוצאות שוטפות ושונות של האתר.
פרויקט בניה מכיל בתוכו תשומות רבות (בטון, ברזל, אבן, קבלן שלד, קבלן ריצוף, קבלן עפר, קבלן אבן, ציוד, צוות ניהול, תקורות שונות ועוד...), וכל אחת מהן דורשת התייחסות נפרדת על מנת להעריך את עלותו הסופית של הפרויקט, לכן הבקרה היא למעשה בקרה על כל תשומות העבודה  השונות, עם הפרוט של כמויות ומחירים.

איסוף עלויות נכון לנקודת זמן מסוימת מאפשר להבין היכן אנחנו עומדים ביחס לתקציב, ביחס לאישור המזמין, ביחס לביצוע בפועל, ביחס לתכנון, מאפשר לתכנן הוצאה קדימה בהתבסס על עלויות בפועל מעודכנות.
איסוף עלויות נכון לנקודת זמן מסוימת יכול להיעשות רק בתנאי שקיימת בארגון מערכת מידע תומכת.

• בניית תחזית ליתרת ההוצאות 

את ההערכה עבור יתרת הוצאות לגמר של הפרויקט בונה הבקרה בשילוב עם מנהל הפרויקט. היתרה הינה החל מאותה נקודת זמן עד אליה אספנו את העלויות. היתרה לגמר תבנה ברמה של תשומות העבודה, עם התייחסות מפורטת לכמויות, מחירים, לוח זמנים, שינויי תכנון, החלפת קבלנים ועוד.

חשוב לחדד כי הערכת היתרה הינה עבודה משותפת של הבקר ומנהל הפרויקט, ועל מנת שהבקרה תהיה מהימנה דרושים שיתוף פעולה ושקיפות מלאים מצד מנהל הפרויקט. רק באופן כזה ניתן להציג תמונה נכונה של הפרויקט.

לא ניתן לבצע הערכת רווחיות לפרויקט על סמך הערכת מנהל פרויקט בלבד. יש צורך בבקר מנוסה שיכול לתת ערך מוסף המבוסס על מה שנתקל בפרויקטים דומים ובכללי אצבע שפיתח על מנת לאפשר אומדן רווחיות של הפרויקט.
 

• הערכת רווחיות הפרויקט

לאחר שנאספו העלויות בפועל ונבנתה תחזית ליתרת ההוצאות ניתן להעריך את אומדן ההוצאות של הפרויקט, וביחד עם אומדן ההכנסות נוכל להעריך את רווחיות הפרויקט.

אומדן ההכנסות לפרויקט = היקף החוזה, התייקרויות, חריגים, קיזוזים מצד מזמין, הכנסות שינויי דיירים במידה ומדובר על פרויקט מגורים, ולמעשה כל הכנסה צפויה בפרויקט.

2. כלי עזר למנהל הפרויקט

הצגת הנתונים של הבקרה מהווה כלי עזר גדול בעיקר למנהל הפרויקט. מנהל פרויקט שעסוק וטרוד במהלך חיי הפרויקט בכל כך הרבה נושאים, אינו יכול להיות שקוע בכל רגע ורגע במספרים, ואינו יכול לדעת כמה כסף יצא עד כה בפרויקט ללא מנגנון מסודר של בקרה. באמצעות הבקרה מנהל הפרויקט יכול להבין היכן הוא עומד מבחינת העלויות, ויכול לתכנן קדימה בהתאם.

3. שקיפות מלאה מול הנהלת החברה

כאשר אין מנגנון של בקרה, הנהלת החברה אינה יכולה לדעת מה מצב הפרויקטים בפועל ומה הרווחיות הצפויה.
רק מנגנון של בקרה מאפשר מעקב נכון של ההוצאות בפרויקט. לא ניתן לבצע בקרה על בסיס כרטסת הנהלת חשבונות. לא ניתן לבצע בקרה על בסיס מידע נפרד מכל מחלקה בארגון. רק מנגנון המושתת על ריכוז של כלל הנתונים על ידי בקר ומערכת מידע שאוספת את הנתונים בצורה נכונה לתקופת זמן מסוימת מאפשרים לדעת היכן עומד הפרויקט מבחינת ההוצאות.
רק כאשר כל ההוצאות נאספות נכון לנקודת זמן מסוימת, ניתן לבנות יתרה לגמר של ההוצאות מאותה נקודת זמן, וביחד לשקף את מצב הפרויקט בצורה הכי נכונה בהתאם למה שידוע באותו הזמן.

4. הצפת בעיות במהלך הביצוע

כדי לבצע בקרה נכונה בארגון, חובה לקיים דיון בקרה הכולל את ניהול החברה, ניהול הפרויקט והבקרה. פלטפורמה של דיון בקרה באופן קבוע מאפשרת להעלות את כל הבעיות הקיימות.
המעבר על דוח הבקרה במסגרת הדיון יאפשר הצפת בעיות שעלו בדוח, ולא בהכרח היו צפות במידה ולא היה נערך דוח מסודר. בעיות כמו : התקשרויות מול קבלנים, בעיות מול מזמין, תזרים, צוות ניהול, לוח זמנים ועוד. נושאים אלו לא תמיד היו מוצפים לולא היה מנגנון מוסדר של בקרה בארגון. העבודה היתה נמשכת מכוח האינרציה ללא עצירה לחשוב ולבחון מה ניתן לעשות כדי לייעל את הביצוע, לפתור בעיות או להוזיל עלויות.

5. סינרגיה בין גופים שונים בארגון

הבקרה התקציבית מייצרת דוחות המאגדים בתוכם נתונים, מידע  ומסקנות הקשורים בהיבטים רבים של הפרויקט ושל הארגון. על ידי כך הדוח והדיון המתייחס לדוחות הבקרה מאפשרים סינרגיה ותיאום בין כל הגופים הרלוונטיים השונים הקשורים לפרויקט ולארגון.

יחידת הבקרה בארגון היא למעשה אחד הגורמים הבודדים שיש לו ממשק עם רוב מחלקות הארגון. כתוצאה מכך, הבקרה מקשרת בין המחלקות השונות  ומציפה מידע רב שמאפשר בחינה מחודשת של תהליכים בארגון ושל קשרי עבודה בין הארגון לבין מזמיני העבודה, ספקים וקבלנים. 

בדיון בקרה הכולל את צוות הביצוע ונציגים שונים מהמחלקות השונות ניתן להגיע להחלטות משותפות שלא תמיד יכולים להגיע אליהן בלעדיו.

6. הפקת לקחים לעתיד ולמידה אילו סוגי פרויקטים לקחת, כיצד לתמחר

באמצעות הבקרה ניתן לייצר כללי אצבע ומדדים שונים על מנת להקל על תמחור בעתיד ועל ביצוע בקרה של פרויקטים. באמצעות מנגנון בקרה ניתן לשמר נתונים של פרויקטים שהסתיימו כולל כמויות ומחירים, רווחיות, ועל ידי כך להשליך קדימה על פרויקטים דומים אותם רוצים לתמחר. הבקרה מהווה למעשה מרכז מידע עבור כל הפרויקטים הקיימים בארגון, וניתן לגשת את הנתונים הללו בצורה מאוד קלה וזמינה.

מעבר לכך, באמצעות מנגנון מסודר המגבה ומתעד את הבעיות בפרויקטים, ניתן ליצור מנגנון הפקת לקחים מפרויקט לפרויקט. ניתן לבחון מה יוצר חריגות בפרויקטים וללמוד כיצד ניתן למנוע בפרויקט הבא.

סיכום

באמצעות ניהול תקציב נכון וביצוע בקרה תקציבית באופן קבוע ומוסדר על ידי בקר מנוסה, מנהל פרויקט המשתף פעולה ומערכת מידע תומכת, ניתן להציג שקיפות מלאה של הפרויקטים בפני הנהלת החברה. על ידי כך ניתן יהיה למנוע חריגות תקציביות עתידיות או לפחות להכיר בהן כמה שיותר מוקדם ולנסות להיערך לקראתן, לנסות להביא לחסכון ולפתור בעיות שונות בשלבים מוקדמים של חיי הפרויקט.

תהליך הבקרה ויתרונותיו יכולים להתקיים רק בתנאי שיש תרבות ארגונית המכירה בחשיבות הבקרה וגיבוי מלא מצד ההנהלה.